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Il n’est pas rare dans le monde des affaires de devoir se déplacer pour des raisons professionnelles. Les conférences, ateliers, négociations de contrat, rencontres entre professionnels… sont autant de raisons qui peuvent motiver un voyage d’affaires. Et lorsqu’il est question de se déplacer dans un pays étranger tel que les États-Unis, il est nécessaire de bien préparer votre voyage.
Comme vous devez vous en douter, l’entrée et la circulation sur le territoire américain sont strictement réglementées. D’ailleurs, les USA font partie des pays qui prévoient une exemption de VISA pour les ressortissants des pays membres du VWP, la France y comprise. Cette exemption dépend plus précisément de la durée de votre séjour sur les lieux.
Focus sur les démarches à réaliser pour préparer un voyage d’affaires aux USA, et notamment le programme d’exemption de VISA.
Formalités d’entrée aux USA : le programme d’exemption de VISA
Dans le cadre du programme d’exemption de VISA, également appelé Visa Waiver Program, les ressortissants de 38 pays membres, dont la France, ont la possibilité de voyager pour affaires ou pour faire du tourisme dans ces pays sans avoir à présenter de VISA.
Cette mesure concerne plus spécifiquement les séjours de moins de 3 mois et a été prévue par l’administration afin de simplifier les formalités d’entrée dans ces pays pour leurs ressortissants qui désirent s’y déplacer de manière temporaire. Cela signifie donc que si votre voyage d’affaires est prévu pour durer 90 jours au maximum, vous n’aurez pas à faire une demande de VISA.
Il y a toutefois lieu de préciser qu’à la place du VISA classique, un formulaire ESTA sera exigé pour tous les voyageurs issus des pays membres du VWP et qui souhaitent séjourner moins de 3 mois aux USA. Et vous ne pourrez réaliser votre voyage qu’avec une demande de VISA pour les USA si votre séjour est prévu pour durer plus de 90 jours. N’hésitez pas à faire appel aux services des plateformes en ligne spécialisées pour bénéficier de démarches facilitées.
Demander le formulaire ESTA
Le formulaire ESTA vaut autorisation pour voyager dans les pays membres du VWP dont les USA, pendant une durée de 90 jours au maximum. Dès lors que la durée de votre voyage d’affaires ne dépasse pas ce délai, vous n’avez donc pas besoin de demander un VISA.
Pour obtenir votre formulaire ESTA, vous devez effectuer votre demande en ligne, et ce, au moins 72 heures avant votre départ. Ce document sera valable pour une durée de 2 ans, ce qui signifie que vous aurez la possibilité de le réutiliser pour vos autres voyages au cours de l’année s’ils ne durent pas plus de 3 mois.
Le formulaire ESTA peut être sollicité sur le site du gouvernement américain ou sur des sites de prestataires qui proposent de faciliter cette demande pour vous. Le coût de la demande est de 4 dollars US, auxquels s’ajouteront 10 dollars lorsque celle-ci est acceptée. Notez que la demande peut être refusée ou laissée en instance. Dans tous les cas, vous recevrez une réponse dans les 72 heures qui suivent son dépôt.
Ce formulaire offre l’avantage d’être simple et rapide à obtenir, et pour les déplacements professionnels en urgence, il s’agit assurément d’une solution pratique.
Quid de la demande de VISA pour les USA ?
La demande de VISA ne sera nécessaire que lorsque votre voyage dépasse les 3 mois. À savoir que le formulaire ESTA peut aussi vous être refusé si vous avez voyagé en Iraq, Iran, Lybie, Somalie, au Soudan, en Syrie ou au Yémen depuis le 1er mars 2011. Justifier de la double nationalité émanant de ces pays est également un motif de refus pour la demande d’ESTA.
Dans ces circonstances, pour voyager aux USA, il faudra un VISA de séjour temporaire de la catégorie B1/B2 qui autorise les voyages d’affaires de plus de 90 jours notamment. Pour ce faire, il faudra remplir le formulaire DS-160.
Ce VISA temporaire sera ensuite valable pour 10 ans.
Autres exigences pour pouvoir voyager pour affaires aux USA
Outre la présentation d’un formulaire ESTA validé ou d’un VISA de séjour temporaire, vous devrez également satisfaire à d’autres exigences pour pouvoir effectuer votre voyage d’affaires aux USA.
La présentation d’un passeport valide
Le passeport fait partie des documents que vous devez présenter et avoir sur vous pour pouvoir voyager aux États-Unis. Il est plus précisément exigé de présenter un passeport biométrique valide ou individuel à lecture optique. Les passeports qui expirent dans les 6 mois qui suivent ne seront pas acceptés, de ce fait, vous devez prendre soin de bien vérifier la date d’expiration du vôtre avant de partir.
La justification d’une preuve de solvabilité
Tout voyageur qui pénètre sur le territoire américain au motif d’un voyage d’affaires doit pouvoir justifier de sa solvabilité. À cet effet, vous pouvez vous servir de votre carte de crédit, de chèques voyage, ou encore d’autres documents similaires.
Si vous comptez vous servir de chèques de voyage, il faudra préférer les petites coupures de 20 dollars qui seront plus pratiques sur place.
En outre, si vous vous servez d’une carte bancaire, elle devra impérativement être valable à l’international. Par ailleurs, n’omettez pas d’informer votre banque de votre déplacement afin qu’elle ne considère pas l’utilisation de votre carte de crédit comme une tentative de fraude.
Disposer d’un billet d’avion aller-retour
Votre billet d’avion sera également utilisé comme preuve que vous voyagerez aux États-Unis pour une durée déterminée, et que vous quitterez le territoire passé ce délai. Cela signifie qu’un billet aller uniquement ne sera pas recevable. Votre séjour ne pourra être prolongé au-delà de la date prévue dans votre billet de retour.
La souscription à une assurance voyage
Pour voyager aux USA, que cela soit pour affaires ou pour tout autre motif d’ailleurs, il est toujours fortement recommandé de souscrire à une assurance voyage. Cela est dû au fait que les prestations médicales coûtent très cher sur les lieux. Il vaut donc mieux être prévenant et disposer d’une assurance voyage qui permettra de couvrir vos frais médicaux en cas de besoin. D’autant plus que l’assurance voyage vous assure aussi contre les imprévus comme une annulation de vol ou un accident par exemple.
