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Malgré l’avènement d’Internet et les avancées technologiques, certaines entreprises voient leur digitalisation encore ralentie comparée à celles des autres. L’utilisation du cachet était et est aujourd’hui encore indispensable pour des questions d’authentification et de suivi. En effet, force est de constater que cet élément reste plus ou moins irremplaçable, notamment dans le secteur du BTP. Tout savoir sur le tampon BPT.
La paperasse et le tampon sont indissociables dans le BTP
Malgré le tout numérique, la digitalisation est encore ralentie dans certains secteurs. Aujourd’hui encore, le cachet et le timbre permettent aux entreprises d’authentifier leurs documents, mais aussi de réaliser un suivi en interne.
Le tampon encreur pour une entreprise BTP
Le tampon d’entreprise est une marque représentative de votre enseigne et il figure sur les documents officiels. L’origine des tampons remonte aux sceaux posés sur les papiers administratifs d’antan et ils sont aujourd’hui devenus des outils indispensables dans les bureaux.
En effet, vous aurez besoin du cachet de votre boîte sur vos cahiers de clauses, fiches de travaux modificatifs, plans, etc. En fonction du rôle qu’il assure, un tampon se compose d’un manche, d’un timbre et d’un encreur. Ce dernier est le coussin qui est imbibé d’encre, tandis que le manche est la partie permettant de prendre en main l’outil. Quant au timbre, il s’agit du support sur lequel le texte à reproduire est en relief. Si vous êtes dans le secteur du BTP et si vous avez besoin d’un tampon pour votre entreprise, sachez que les tampons modernes rassemblent dans un même objet le timbre et l’encreur.
Les mentions qui doivent figurer sur un tampon BTP
Pour un usage très fréquent, privilégiez un tampon encreur, car son chargement d’encre se fait automatiquement. En plus d’être plus léger qu’un tampon encreur professionnel, il vous fait également gagner du temps. Pour les déplacements, vous avez le modèle encreur de poche qui est à la fois compact et discret. Le Code du commerce dans les articles R 123-237 et R 123-238 stipule que les personnes immatriculées sont tenues de faire figurer certaines informations règlementaires et légales sur leurs documents. Il s’agit du nom de votre entreprise, de vos nom et prénom(s), de la raison sociale et de la forme de l’enseigne ainsi que de l’adresse du siège social.
Doivent également figurer le capital, le SIRET ou le SIREN, le RCS et la ville d’implantation de votre entreprise, mais aussi le numéro TVA intracommunautaire. Les numéros de téléphone, le fax, l’adresse e-mail et le site web ne sont pas obligatoires, mais mieux vaut les mentionner afin de faciliter la communication et les échanges.
L’utilité des tampons d’entreprise et le type de support
Les tampons encreurs jouent un rôle incontournable sur les documents officiels des enseignes du BTP comme ceux des autres. Ils représentent la notoriété de la profession, et bien qu’ils ne soient pas juridiquement obligatoires, leur contenu est indispensable. En effet, les informations renseignées sont nécessaires dans les échanges internes et externes de votre entreprise.
Les tampons dédiés aux papiers des professionnels du BTP
Les tampons encreurs professionnels des entreprises BTP, des cabinets d’architecture ainsi que des bureaux d’études peuvent identifier un service, un département ou une personne qui évolue dans la société. Ce tampon doit faire apparaître le nom de la personne et le poste qu’il occupe, le logo ainsi que le nom de la société qui l’emploie et ses coordonnées. Dans le cas des entrepreneurs BTP qui exercent en leur propre nom, le tampon encreur doit afficher le minimum d’informations. Il doit contenir le nom, le prénom, l’adresse professionnelle, le titre, le diplôme, mais également le numéro national d’inscription au tableau de l’Ordre des architectes (si vous êtes de la profession, bien sûr).
Le type de support
En matière de support, les entreprises de BTP ont le choix entre le tampon en bois et le tampon professionnel. Peu encombrant, le tampon en bois est également le plus économique. Ce tampon esthétique et élégant apporte du cachet à votre bureau grâce à son authenticité. Il a toutefois besoin d’un encreur à part. Le tampon professionnel quant à lui est tout indiqué si vous prévoyez de vous en servir souvent, en raison de sa robustesse. Son support métallique permet un maniement confortable et facile sans risque qu’il s’use à court terme.
Entreprises du BTP : des tampons de forme classique ou originale selon vos besoins
Outre le type, la forme du tampon est un critère dont il convient de tenir compte en veillant à ce qu’elle soit adaptée au support. Vous pouvez choisir une forme classique ou plus originale ou mixer les deux options.
Le tampon encreur personnalisé ou avec logo
Le cachet qui est apposé sur tous les documents de votre entreprise véhicule son image. Aussi, il est très important que vous y apportiez une touche particulière pour vous distinguer de la concurrence. Il faudra définir les mentions obligatoires qui doivent y être inscrites, puis décider de la forme et du type de support le mieux adapté par rapport à l’usage et à la fréquence d’utilisation du cachet.
Il vous sera par la suite demandé de monter vous-même avec un fichier image votre logo ou, plus pratique encore, de confier toutes les tâches à un fabricant de tampons. Vous n’aurez qu’à choisir parmi les modèles qu’il propose et à remplir les lignes. Si vous avez des exigences particulières ou des esquisses, envoyez-les au professionnel chargé de reproduire vos modèles au millimètre près.
Les autres formes de tampons
La forme rectangulaire est la plus connue en matière de tampons. Elle peut contenir plusieurs lignes pour une personnalisation à volonté du motif en intégrant le logo ou en choisissant les couleurs. L’ensemble de vos mentions légales peut y figurer sans souci d’espace. Les adeptes de la précision se tournent volontiers vers le modèle carré qui est préconisé pour les métiers soucieux de la rigueur comme les architectes ou le BTP. Cette forme est particulièrement adaptée à l’estampillage du logo sur des supports papier.
Si vous avez un logo personnalisé, prenez quelques lignes de marge pour l’intégration des données principales. Le tampon cachet rond et le tampon encreur ovale offrent un style à part avec des inscriptions bordées le long du cercle. L’espace libre au centre peut accueillir le logo de votre entreprise.
