Comment préparer son entretien individuel ?

Les entretiens individuels peuvent être extrêmement stressants pour un employé. Et compte tenu de l’inflation et du besoin humain de croissance, une évaluation positive est impérative. Si vous êtes venu ici, nous comprenons que vous soyez un peu nerveux à l’idée de passer cet entretien individuel. Ne vous inquiétez pas, car la préparation est la clé pour exceller dans ce type d’entretien et si vous suivez ces conseils à la lettre, vous ne vous en sortirez pas trop mal.

Entretien individuel, c’est quoi?

L’entretien individuel ou entretien annuel est une occasion pour l’employé de faire valoir ses réalisations, de discuter de ses préoccupations ou de ses aspirations professionnelles, et de formuler des objectifs de développement pour l’année à venir. Il peut également être utilisé pour discuter des attentes, des ajustements de rôle ou de responsabilités, et pour établir un plan d’action pour atteindre les objectifs convenus.

L’entretien annuel est un processus où l’employé et son supérieur évaluent les réalisations, les compétences, les forces et les faiblesses de l’employé, ainsi que ses objectifs et son plan de développement pour l’année suivante. L’entretien individuel est généralement l’une des étapes clés de ce processus d’évaluation.

Lors de cet entretien, l’employé peut s’attendre à recevoir un retour d’information sur son travail, ses performances, ses réalisations et ses domaines à améliorer. Le supérieur peut poser des questions sur les défis rencontrés, les succès obtenus et les objectifs futurs de l’employé. Des discussions sur les besoins de formation, les opportunités de promotion ou d’avancement de carrière peuvent également avoir lieu.

A ne pas confondre avec l’entretien professionnel ! Pour en savoir plus sur les différences entre l’entretien professionnel et individuel en entreprise, cliquez sur le lien.

La bonne et la mauvaise façon d’aborder un entretien d’évaluation des performances

L’entretien d’évaluation des performances doit être pris au sérieux et l’employé et le manager doivent se réserver du temps pour le mener à bien. Le manager ne peut pas changer arbitrairement l’heure ou le lieu de l’entretien et ne doit pas l’aborder de manière désordonnée.

Malgré toutes ces injonctions, il arrive souvent qu’il faille rappeler au manager la tenue de l’entretien et qu’il se dépêche d’organiser la réunion. Ce n’est certainement pas la bonne façon d’aborder l’entretien. En outre, le manager doit prendre le temps d’examiner l’auto-évaluation des employés et de la noter objectivement. Une règle empirique consisterait à réserver quelques jours pour mener tous les entretiens avec les membres de son équipe et assurer le suivi du processus. Le suivi est nécessaire lorsque l’employé n’est pas satisfait de la discussion de l’entretien et demande donc un délai supplémentaire pour débattre de la notation.

Conseils pour préparer à un entretien individuel

Qu’il soit annuel, trimestriel, formel ou plus souple, l’entretien individuel, pour bien fonctionner, doit être préparé à l’avance par le manager et le membre de l’équipe. Le manager doit définir clairement l’exercice et les critères d’évaluation aux membres de son équipe pour qu’ils soient prêts. Dans tous les cas, le manager ou l’employeur doit agir avec équité, ce qui signifie qu’il doit les informer des méthodes d’évaluation. Souvent, une grille est établie par les RH, que l’employé doit remplir avant l’entretien avec le manager. Cela permet de préparer et de cadrer la discussion.

Prenez des notes

Cela peut sembler un peu geek, mais pour faciliter votre entretien individuel, vous pouvez tenir un petit carnet de notes pour chaque membre de votre équipe. Notez les petites choses, les réactions des clients, des membres de l’équipe, des autres membres de l’équipe de direction. Tout ce qui peut être intéressant. Cela vous permettra de ne pas perdre de temps à rassembler des informations avant l’entretien. Vous aurez sous les yeux les exemples spécifiques dont vous avez besoin. Lors de la phase de préparation de l’entretien d’évaluation, vous n’aurez plus qu’à prendre votre petit livre. Prévoyez un temps de préparation avant l’entretien. Alignez vos notes sur le formulaire d’entretien d’évaluation et sur le formulaire d’auto-évaluation du salarié, et vous serez prêt pour l’entretien.

Dressez la liste de vos réalisations et de votre contribution à l’entreprise

Cela vous aidera beaucoup, car il est difficile de se souvenir de tout ce que vous avez fait de mémoire (surtout lorsque vous êtes nerveux). Préparer une liste vous donnera également un sentiment de confiance avant l’entretien, car vous aurez des choses à dire lorsqu’on vous demandera pourquoi vous méritez une augmentation.

Préparez une défense pour vos faiblesses

Nous sommes tous humains et il se peut que vous ne soyez pas doué pour certains aspects du travail. Informez votre supérieur hiérarchique des efforts que vous avez déployés pour améliorer ces aspects et de la manière dont vous comptez vous améliorer à l’avenir. Cela dit, ne vous mettez pas trop sur la défensive en cas de commentaires négatifs et ne vous disputez pas avec votre patron, car cela n’arrangerait en rien votre cause.

Garder son sang-froid

Même si les émotions peuvent être fortes et que la colère ou la tristesse peuvent sembler prendre le dessus, il est important de garder la tête froide tout au long de l’entretien. Rappelez-vous que vous ne faites affaire qu’avec votre supérieur et qu’il est essentiel de garder un ton sérieux chaque fois que vous répondez à une question ou que vous en posez une.

Restez objectif

Nous sommes tous humains et nous ne nous souvenons pas des choses. Nous finissons inévitablement par passer en revue ce que l’employé a fait le plus récemment. Si c’était bien, tant mieux. Si ce n’est pas le cas, l’employé reçoit une mauvaise évaluation pour l’ensemble de la période, ce qui n’est pas vraiment juste, n’est-ce pas ? Les émotions jouent ici un rôle. Lors d’un entretien annuel, il est utile de prendre du recul par rapport à ce qui se passe au moment de l’entretien et d’examiner l’ensemble de l’année de manière objective.

Confiez certaines craintes

Demandez-vous ce que vous attendez de cet entretien. Soyez prêt à confier certaines craintes. Pensez à évoquer d’éventuelles demandes de formation, de promotion, d’augmentation de salaire … tout en gardant vos arguments ! Pensez à adopter une attitude positive, professionnelle et constructive. Même si certains sujets peuvent être irritants, essayez de ne pas être sur la défensive.

Pour conclure, un entretien individuel lié à une évaluation annuelle est un moment clé pour discuter des performances, du développement et des objectifs professionnels d’un employé avec son supérieur hiérarchique. Il s’agit d’une opportunité pour les deux parties d’échanger des informations, de fournir un feedback constructif et de définir des objectifs pour l’année à venir. La préparation est essentielle pour exceller lors d’un entretien individuel. En suivant ces conseils, vous pouvez vous sentir plus confiant et prêt à faire face à ce processus important.