Portage salarial : peut-on déclarer des frais professionnels ?

Travailler en tant qu’indépendant s’avère le rêve de nombreux nouveaux diplômés. Il en est de même pour les salariés en quête de reconversion professionnelle. Le portage salarial figure parmi les meilleures alternatives à la création d’entreprise. Alors que vous envisagez cette option, il est important de savoir les modalités concernant les frais professionnels.

Qu’est-ce que le portage salarial ?

Le portage salarial désigne un accord de travail tripartite, inventé initialement en 1980. Il concerne à la fois un travailleur indépendant, l’entreprise de portage et la société cliente. Particulièrement pour le professionnel, il profite d’une liberté intéressante sur ses missions, tout en profitant des privilèges d’un salarié.

Sur le plan juridique, le portage salarial est défini par l’ensemble de ces deux concepts :

• Le contrat de travail entre la société de portage salarial et le salarié porté ;
• Le contrat commercial entre la société de portage salarial et l’entreprise cliente.

L’entreprise de portage salarial rémunère le salarié porté. Ce dernier, afin de jouir de ses droits, doit trouver ses missions. Il garantit ainsi, à part son travail, la recherche de clients potentiels pouvant être intéressés par sa prestation. Par la suite, il mène des négociations sur les activités, la durée et le prix de chaque mission auprès de l’entreprise cliente. Et ce, en portant le nom de son enseigne de portage. Il est ainsi bon de retenir que l’enseigne de portage ne peut en aucun cas proposer des directives au salarié porté. Le travail à effectuer vient de l’enseigne cliente.

Comment fonctionne une société de portage salarial ?

Un professionnel souhaitant exercer un métier indépendant commence par trouver une entreprise de portage salarial. Il signe ensuite un contrat de travail en CDI ou en CDD. Comme il n’est pas un salarié classique, le versement d’une partie de son chiffre d’affaires s’avère obligatoire. Il s’agit du frais de gestion. La société de portage salarial trouve ainsi son retour d’investissement grâce à cette part acquittée par le consultant indépendant. Dans l’intérêt, il n’est pas rare de voir les offres de portages des enseignes les plus connues.

Une société de portage salarial joue le rôle de garant du salarié porté. Elle garantit l’authenticité du contrat commercial. De nombreuses entreprises évitent encore de travailler directement avec des indépendants pour diverses raisons, à ne citer que le respect du délai des missions. Lorsque le consultant arrive à décrocher une mission, l’enseigne de portage salarial établit le contrat commercial officiel. De plus, elle prend en charge des modalités administratives ainsi que les démarches de facturation de l’entreprise cliente.

L’entreprise de portage salarial peut porter plusieurs consultants à la fois. Selon son domaine d’intervention, il peut filtrer la demande des professionnels indépendants. Par exemple, une société de renom en plomberie acceptera de porter un artisan plombier capable de trouver des missions intéressantes auprès des entreprises de construction.

Les catégories de frais professionnels

Le portage salarial permet au consultant de bénéficier des avantages généralement similaires à ceux des salariés en entreprise. Parmi ces privilèges : la protection sociale, l’assurance responsabilité civile professionnelle, l’assurance chômage, etc. Mieux encore, obtenir le remboursement des frais professionnels est bel et bien inclus dans l’accord. Les catégories de frais professionnels

Frais de fonctionnement

Les frais de fonctionnement sont les dépenses non refacturables. Ils concernent les frais incontournables pour la réalisation des missions professionnelles au quotidien. Généralement remboursé par l’enseigne de portage, il s’agit des forfaits de transport, d’hébergement et de repas. Le frais de grands déplacements s’avère également pris en compte. Il est bon de savoir qu’un consultant porté qui sollicite une indemnité kilométrique devrait conduire son propre véhicule, et ce justifié sur la carte grise. Le véhicule personnel sera ainsi utilisé à titre professionnel. Selon l’URSSAF, le forfait mensuel est calculé en fonction du type et de la puissance du véhicule, le nombre de trajets ainsi que la distance parcourue.

Il existe également d’autres petits frais concernant la vie professionnelle courante du salarié porté :

Dépenses au bureau : papeteries, abonnement aux journaux en papier, fournitures de bureau, etc.

• Acquisition et entretien des outils informatiques et périphériques internet
• Location de bureau de travail (occasionnel)
• Repas des invités
• Déplacement lié aux prospections

En ce qui concerne particulièrement les frais professionnels en portage salarial sur les matériels informatiques, considérez quelques réglementations. Lorsque le coût de l’ordinateur ou du smartphone dépasse de 500 euros HT, vous devez avoir un contrat CDI auprès de l’enseigne de portage. Pour les consultants en CDD, il faut trouver des équipements qui affichent un prix de moins de 500 euros HT. Lors de l’achat, la facture doit être adressée au nom de la société de portage, non du salarié porté.

Cas exceptionnel : Forfait Grand Voyageur

Alors que le consultant porté voyage souvent dans le cadre de ses missions, les avantages sont plus importants. Il obtient un forfait de petit-déjeuner, de déjeuner, de dîner et de logement. L’URSSAF établit déjà un barème précis pour le calcul de l’hébergement et du panier repas.

Les salariés éligibles en qualité de Grand Voyageur doivent habiter à plus de 50 km du lieu de travail, soit à plus d’1h30 de transport public. Pour ceux qui utilisent un véhicule personnel, ce moyen de transport devrait désormais être utilisé pour des déplacements professionnels. Le grand voyageur ne peut pas ainsi se permettre de rejoindre sa résidence principale tous les soirs.

En cas de changement de domicile, il est possible d’obtenir des frais de mobilité. Par ailleurs, le motif de déménagement devrait avoir un lien avec le travail. Les dépenses concernent principalement la location de camion déménageur.

Frais de mission

Les frais de mission désignent les consommations incontournables liées aux missions professionnelles. Ils se portent généralement sur les dépenses du consultant indépendant lors d’un grand déplacement : transport, hébergement, équipements, etc. En règle générale, les conditions de ce type de frais sont négociées avec l’entreprise cliente lors de la réunion sur le contrat commercial.  L’enseigne de portage mène ainsi des négociations importantes afin de réduire au mieux leurs charges.

La plupart du temps, le client final accepte de prendre en charge les frais au forfait du consultant. Ce qui recouvre les frais de transport, d’hébergement et de restauration au quotidien. Il est même possible d’obtenir une enveloppe forfaitaire au préalable. Pour ce cas, le consultant rend le montant non dépensé, justifié par des factures.  Selon l’article L 136-1-1 du Code de la sécurité sociale, les frais déclarés doivent découler directement des conditions d’exécution des missions du salarié porté.

Quels frais professionnels déclarer en portage salarial ?

Les frais professionnels portage salarial ou frais de mission augmentent le revenu du salarié porté. Le remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales. Avant de déclarer les frais professionnels, il faut prendre en compte les conditions de remboursement :

• La nature des dépenses doit être lié aux activités liés aux missions professionnelles d’une entreprise cliente bien défini ;
• La date indiquée dans le justificatif devrait être une journée travaillée ;
• Le montant inscrit sur la facture affiche moins de 30% du chiffre d’affaires du consultant.

Les frais professionnels qui peuvent être remboursés concernent prioritairement les notes de frais et les frais de mission. Sachez qu’il faut présenter une facture pour chaque dépense. Par exemple, pour un hébergement tout au long d’un déplacement professionnel, il suffit de donner au responsable la facture proposée par l’hôtel. Comme ce type de dépenses est inclus dans les frais de mission, l’entreprise cliente garantira le remboursement. Dans le cas où le client ne considère pas la demande, il est possible de faire passer les frais de mission en frais de fonctionnement. Comme déjà mentionné auparavant, les charges du client sont déjà discutées lors de la rédaction du contrat commercial.

Grâce à la digitalisation, certaines enseignes de portage proposent une carte pour les consultants portés. Ce gadget innovant permet de payer directement les frais professionnels. Pour ce cas, le salarié porté effectue un scan de la facture et remplit quelques données. Il n’aura plus à avancer le montant dépensé, car, à la validation d’un responsable financier, le prestataire de service sera payé par virement bancaire. Les remboursements ne concernent que les prestations où les fournisseurs ne disposent pas de compte bancaire.

FAQ

Qui paie les frais professionnels ?

Les frais professionnels du consultant sont remboursés par l’entreprise cliente. Plus précisément, le client prend en charge ces dépenses du professionnel en tant que frais de mission. Quant aux frais non refacturés, ils sont payés par l’entreprise de portage. Dans ce cas, les dépenses à rembourser sont appelées frais de fonctionnement.

Comment déclarer les remboursements de frais professionnels ?

Le consultant doit présenter les factures originales ou ticket de caisse de chaque dépense pour solliciter les frais de mission. Chaque justificatif devrait présenter la date, la désignation, le montant, le taux de TVA et aussi l’identification du fournisseur. La plupart des ressources humaines des enseignes de portage reçoivent la déclaration du mois précédent pour le traitement des remboursements avec le salaire du mois. L’entreprise de portage envoie les factures dues au client pour que ce dernier puisse régler les frais professionnels avec la prestation de l’enseigne.