Tout savoir sur l’organigramme fonctionnel

La structuration de l’organisation d’une entreprise figure parmi les piliers de son succès. Raison pour laquelle toutes les enseignes disposent d’un organigramme, ce qui lui permet de décrire les hiérarchies. L’organigramme fonctionnel figure parmi les modèles classiques les plus prisés par les entreprises. Suivez ce guide pour découvrir des informations importantes.

C’est quoi un organigramme fonctionnel ?

Un organigramme désigne une représentation schématique des liens hiérarchiques et organisationnels au sein d’une société. Il garantit en un seul coup d’œil d’avoir une idée sur les départements au sein de l’entreprise. Il dévoile également les personnels qui occupent des postes stratégiques. C’est un outil essentiel pour les les ressources humaines.

En misant sur le modèle « fonctionnel »‘, la présentation schématique emprunte la forme d’une pyramide. Une ou quelques personnes se trouvent au sommet pour ensuite aligner sur une ligne horizontale les managers de chaque département. Autrement dit, l’organigramme fonctionnel d’une entreprise met en valeur les collaborateurs et leurs fonctions respectives suivant la hiérarchie. Le plus important, c’est l’optimisation de l’indépendance de chaque service.  Par exemple, un responsable des ressources humaines n’aura pas le droit de donner de l’ordre à un personnel au sein du service relation client.

Par exemple, pour une entreprise qui opère dans la production de mobiliers de maison, le sommet de l’organigramme présente le directeur et l’adjoint. Les ramifications concernent ensuite le département fabrication, ventes & relation clientèle, ressources humaines, juridiques, finances & comptabilité.

A quoi sert un organigramme ?

Dès la création du business plan d’une entreprise, le porteur de projet doit adopter un organigramme. En règle générale, l’entrepreneur se positionne au sommet de la pyramide. Même si l’organigramme ne figure pas parmi les recommandations obligatoires dictés par la loi, il propose plusieurs avantages intéressants.

Adoption d’une organisation claire

Un organigramme fonctionnel sert avant tout à établir la liste des professionnels utiles au sein de l’entreprise. Alors que vous envisagez ouvrir les portes d’une enseigne, il faut établir un diagramme provisoire afin de procéder aux premiers recrutements.

Dès la préparation du lancement de votre premier produit, il sera possible de mettre en place une organisation efficace. Le dirigeant pourra effectuer facilement des modifications selon les situations. Et ce, sans perturber le calme au sein de l’entreprise.

Communication interne en entreprise

L’organigramme fonctionnel figure parmi les outils de communication en interne incontournables. Tous les nouveaux salariés pourront facilement avoir une idée sur la hiérarchie au sein de la boîte. Les longues présentations ne seront plus nécessaires. De plus, il comprend les personnes responsables d’autres départements. Ce qui facilite l’échange de services.

En cas de baisse du chiffre d’affaires ou encore d’autres problèmes persistants, il devient plus facile de détecter les failles au sein de l’organisation. Le dirigeant de l’entreprise peut mobiliser rapidement chaque département concerné par le sujet. A chaque mouvement de personnels au sein de l’entreprise, il convient d’actualiser l’organigramme.

Visibilité auprès des clients et partenaires

L’organigramme n’est pas uniquement destiné pour l’équipe en interne. Il devrait être affiché sur le site web de l’entreprise ainsi que les différents supports pour un large ciblage. D’un côté, les clients peuvent avoir plus de confiance en remarquant une entreprise bien organisée, rassemblant différents profils intéressants. D’un autre côté, les partenaires et investisseurs auront plus de confiance à l’entreprise sur toutes les collaborations ou financements. En d’autres termes, l’organigramme permettra aux visiteurs de la plateforme web, particuliers ou professionnels, de justifier le sérieux de l’enseigne. Ce qui est généralement inséré dans la rubrique « Qui sommes-nous ? ou encore Alors que vous êtes à la recherche de fournisseurs et aussi d’investisseurs, vous avez intérêt à publier l’organigramme sur le réseau social professionnel LinkedIn. Ce diagramme permettra à votre enseigne de gagner en notoriété et en pérennité.

Il est conseillé de bien soigner la présentation de l’organigramme fonctionnel. Sur chaque case, vous avez intérêt à présenter le nom du professionnel, ses fonctions et aussi sa photo. Organiser une séance photo devrait ainsi figurer dans le planning et le budget de votre entreprise.

Comme un organigramme sera sans doute exposé au grand public, il convient de choisir des professionnels les plus fiables. Dans le cas où vous recrutez des personnes de mauvaise notoriété, votre entreprise risque de se couler en un temps record. Il est préférable de ne mettre aucune photo si vous avez des personnalités sensibles dans l’équipe.

Les différents types d’organigramme fonctionnel

L’organigramme fonctionnel propose une photographie personnalisée des structures au sein d’une entreprise. Le principe reste la mise en avant des dirigeants de l’enseigne, mais également de l’autonomisation de chaque département. Ce qui minimise les liens fonctionnels existants entre les départements ainsi que les rapports de subordination sur quelques collaborateurs de différents secteurs d’activités. Le dessin peut varier selon l’inspiration du responsable.

L’organigramme hiérarchique

Vous êtes en quête d’un organigramme fonctionnel facile à dessiner et à comprendre ? Misez sur le style hiérarchique. Très prisé par les entreprises, il propose des informations bien structurées à la fois pour les acteurs en interne et à l’externe. Le plus haut niveau de hiérarchie se situe en tête, puis, une ligne horizontale représente les chefs des départements existants au sein de l’entreprise. Afin de développer la matrice, il est possible de dessiner une ligne verticale en dessus de chaque titulaire d’un poste de haut niveau.

L’organigramme en arbre

Après l’organigramme hiérarchique, celui en arbre s’avère le second choix des professionnels. Ce modèle propose une lecture de gauche à droite. Ce qui signifie que le sommet de la hiérarchie est placé à gauche du dessin. Évidemment, la prise de décision concerne les hauts placés de l’entreprise.

Effectuez un dessin à la main sur un papier pour simuler le rendu esthétique de votre création graphique. Par la suite, il suffit de choisir le bon outil.

L’organigramme replié

Pour un support spécialement dédié pour des spécialistes des ressources humaines, essayez l’organigramme replié. Il convient de rester bien concentré lors de sa lecture. Il s’agit d’une matrice inspirée des modèles « pyramide » et « arbre ». Il faut le lire à la fois de haut en bas et de gauche à droite.

L’organigramme circulaire

Ce type d’organigramme convient particulièrement aux enseignes qui mettent en avant une organisation non-hiérarchique. Ce qui concerne également les entreprises de petite taille. Pour ce schéma, le manager se situe au centre, puis les responsables des services autour du cercle.

Dans le cadre de la réalisation d’un projet, il est possible de réviser l’organigramme. Un modèle matriciel pourrait vous intéresser pour garder les dirigeants au sommet du diagramme. Pour chaque service, il pourrait y avoir quelques responsables à la fois.

Quels outils pour créer un organigramme fonctionnel ?

Vous souhaitez établir un organigramme fonctionnel pour votre enseigne ? Commencez par trouver un collaborateur qui dispose des compétences graphiques. Cet employé collectera les informations nécessaires pour dessiner le brouillon du diagramme. Le dirigeant de l’entreprise proposera sans doute la liste des managers à la tête de chaque département. Ce qui s’avère la base de la matrice, généralement proposé sur les plateformes web et les autres supports de communication. Un inventaire des postes existants s’avère ensuite incontournable afin de créer une matrice bien complète. Sans oublier de demander la photo de chaque personnel qui sera intégré dans l’organigramme. Vous aurez compris que ce schéma n’inclut pas forcément toutes les postes, notamment pour une grande entreprise. Il suffit de proposer 3 à 5 hiérarchies. Par la suite, chaque département peut dessiner leur diagramme respectif.

Outils de base sur Windows

Utilisez une présentation sur PowerPoint pour obtenir facilement un organigramme fonctionnel. Il suffit d’enregistrer le fichier sous format « JPeg ». Vous obtiendrez une image de l’organigramme. Ce qui convient pour tous les supports de communication de la société. Il est aussi possible d’utiliser l’outil Paint, généralement présent dans tous les ordinateurs sous le système Microsoft Windows.

Dia

Dia figure dans la liste des créateurs d’organigramme appréciés par les entrepreneurs. Disponible sans abonnement ni frais d’installation, ce logiciel est adapté à tous les graphistes ou des novices en création de diagrammes. Aucune formation au préalable n’est nécessaire pour réussir la création d’organigramme fonctionnel. Vous profiterez d’une interface simple et intuitive.

ThinkComposer

Pour les graphistes qualifiés, ThinkComposer est un programme intéressant pour créer différents modèles de schémas utiles en entreprise. Il s’agit notamment des organigrammes, des catégorisations de produits et des documentations pour les clients. Vous profiterez des menus complets pour mettre en avant une expression visuelle unique.

Projet de crayon

Comme son nom l’indique, Projet de crayon est un outil numérique pour la réalisation d’un dessin. Ce logiciel open source propose d’innombrables formes intégrées pour permettre aux graphistes de présenter un organigramme fonctionnel bien soigné dans les meilleurs délais. A la fin de la création, il est possible d’enregistrer le fichier sous PNG, PDF et aussi HTML.