Comment faire l’organigramme de son entreprise?

Dans une entreprise, peu importe sa taille et son secteur d’activité, l’organigramme est un outil très important. En effet, il représente la façon dont elle est structurée et détermine la répartition des responsabilités au sein de la boîte. Mais comment faire l’organigramme de son entreprise facilement ? Dans cet article, nous vous disons tout.

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise?

Un organigramme d’entreprise est une représentation schématique des liens fonctionnels, hiérarchiques et organisationnels existant dans une entreprise. Cet outil spécifique sert à donner une vue d’ensemble de la répartition des postes et des fonctions. En effet, il fournit les éléments concernant les entités ou les services (le nom du responsable du service et sa fonction) ainsi que les éléments concernant la hiérarchie.

Dans un organigramme d’entreprise, les employés et les fonctions sont généralement représentés par des rectangles, parfois par d’autres formes (rond, ovale, etc.). Ces informations sont ensuite complétées par des photos, des coordonnées, des liens, des icônes ou même des illustrations. Puis, elles sont reliées entre elles par des lignes droites ou des lignes coudées pour déterminer les différents niveaux.

Bon à savoir : Dans une entreprise, la mise en place d’un organigramme n’est pas une obligation. Cependant, l’utilisation de cet outil est conseillée pour faciliter sa gestion.

Pourquoi utiliser l’organigramme d’entreprise ?

L’organigramme d’entreprise est un outil très important dans l’information et l’organisation de l’entreprise. Il guide tout le monde sur l’organisation de l’entreprise. Il donne à tous les collaborateurs un aperçu clair de qui manage qui, tout en facilitant la compréhension des rapports entre les postes au sein de l’entreprise.

Voici les raisons pour lesquelles une entreprise doit utiliser un organigramme : :

• Analyser le dysfonctionnement dans une entreprise pour atteindre facilement les objectifs fixés
• Corriger les éventuels problèmes d’organisation
• Redéfinir ou redistribuer les tâches des salariés durant un remaniement
• Guider les employés pour que chacun puisse reconnaître leurs droits et leurs responsabilités
• Diviser les différentes fonctions de l’entreprise
• Améliorer le rendement des employés et la coordination des tâches
• Améliorer la circulation des informations au sein de l’entreprise
• Optimiser la collaboration et la communication entre tous les collaborateurs de l’entreprise
• Améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Planifier les effectifs
• Faciliter la gestion des projets
• Etc.

Quels sont les quatre types d’organigramme d’entreprise?

Il existe 4 différents types d’organigrammes d’entreprise dont l’organigramme matriciel, l’organigramme divisionnel, l’organigramme fonctionnel et l’organigramme horizontal.

Voici les points qui les différencient.

Organigramme matriciel

L’organigramme matriciel est généralement utilisé dans les grandes entreprises qui doivent gérer plusieurs projets. En effet, cet outil permet de structurer les différents domaines ou fonctions de l’entreprise par projet afin d’augmenter la productivité de tous les membres. Ce qui signifie qu’il consiste à regrouper le personnel approprié dans des tâches ou dans des activités spécifiques.

Organigramme divisionnel

L’organigramme divisionnel est souvent utilisé dans les grandes entreprises qui exercent des activités diversifiées. En effet,  sa mise en place permet la division d’une entreprise en plusieurs unités relativement autonome, avec une activité précise pour chacune. Grâce à cela, chaque division aura ses propres ressources et la gestion de chacun peut se faire comme une unité quasi-indépendante. Cependant, les objectifs et les décisions stratégiques resteront fixés par le dirigeant.

Organigramme fonctionnel

Parmi les 4 types d’organigramme d’entreprise, l’organigramme fonctionnel est le plus répandu.

L’organigramme fonctionnel est basé sur les différentes fonctions d’entreprise car il permet de présenter les collaborateurs et les postes que chacun d’eux occupent. Grâce à cet outil, il est plus facile de comprendre le système hiérarchique d’une entreprise. C’est donc un organigramme hiérarchique.

L’organigramme fonctionnel est souvent composé de plusieurs niveaux. Sa présentation schématique ressemble à une pyramide. Le dirigeant, le chef de l’entreprise ou la direction générale se place toujours en haut. Il est suivi par le manager de tous les départements qui existent au sein de l’entreprise (gestion des ressources humaines, marketing, comptabilité et finance, production par exemple) puis par les employés qui travaillent au sein de chaque département, et ainsi de suite.

Organigramme horizontal

Également appelé organigramme plat, l’organigramme horizontal repose sur la verticalité des rapports de travail. En effet, dans ce type d’organigramme, il n’y a seulement que deux niveaux dont la direction et les salariés. Ce qui signifie que la plupart des niveaux de management sont supprimés et tous les employés peu importe leur fonction sont en relation directe avec les dirigeants.

Contrairement à l’organigramme vertical qui est déployé de haut en bas, ce type d’organigramme se lit de gauche à droite. En général, les dirigeants sont inscrits sur le côté gauche tandis que les employés sont indiqués sur le côté droit. Ainsi, tous les collaborateurs au sein de l’entreprise bénéficieront du même niveau hiérarchique.

Pourquoi faire un organigramme avec un logiciel?

Vous vous demandez comment faire un organigramme d’entreprise ? La meilleure solution serait de créer un organigramme en ligne en utilisant un logiciel spécialisé.

Créer son organigramme avec un logiciel est une solution à la fois pratique, simple, efficace, économique et rapide. En effet, vous n’avez pas besoin d’être un expert en graphisme pour vous en servir. Tout le monde, même les débutants, peut donc y accéder. Et en plus de vous faire gagner du temps, avec un logiciel, vous permet également de faire des économies car certains d’entre eux sont gratuits ! De plus, avec un logiciel, vous pouvez avoir les organigrammes adéquats qui vous correspondent à vous, à vos équipes, et à votre entreprise. Mais comment choisir son logiciel de création d’organigramme ?

Pour savoir quel logiciel utilisé dans la création de votre organigramme, assurez-vous que les fonctionnalités proposées correspondent à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Il faut également vérifier certains points dont :

• L’ergonomie et la facilité d’utilisation du logiciel,
• la réputation, la notoriété et l’expertise du logiciel,
• la présence de modèles prédéfinies (vierge) prêtes à l’emploi et personnalisables,
• la possibilité de travailler en équipe,
• L’accessibilité,
• la compatibilité du logiciel avec d’autres outils bureautiques tel que Microsoft Word ou Excel par exemple,
• Le prix de l’abonnement (s’il s’agit d’un logiciel payant),
• Etc.

Pour vous aider à faire votre choix, nous avons sélectionné pour vous une liste de logiciels pertinents que vous pouvez utiliser pour créer votre organigramme entreprise.

Bon à savoir : en créant votre organigramme, n’hésitez pas à tester plusieurs logiciels comme Miro, CANVA, Lucidchart, Visme, Venngage, Creately, Gitmind, Organimi, Zen Flowchart ou Caoo. En effet, la plupart du temps, les logiciels proposent une période d’essai gratuite.