Comment réussir son processus d’onboarding?

Le recrutement s’avère incontournable pour chaque entreprise, quelle que soit sa taille et son domaine d’activité. Cette étape permet de profiter d’un profil compétent pour des tâches spécifiques au sein de l’enseigne. Trouver le meilleur professionnel est un pas important. Un autre défi devrait ensuite figurer parmi les priorités : l’onboarding.

Définition de l’onboarding, c’est quoi?

L’onboarding désigne l’accueil officiel d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise. Ce mot vient de l’anglais « onboarder » qui signifie littéralement « embarcation ». Le nouveau salarié embarque ainsi dans un nouveau bateau, d’où l’entreprise où il déploiera son savoir-faire pour atteindre des objectifs professionnels.

L’onboarding s’avère ainsi une intégration d’un collaborateur dans l’entreprise. Des actions spécifiques seront organisées dans le but d’inculquer rapidement les valeurs et la culture de la société au nouveau venu.

Qui est concerné ​ par l’onboarding ?

L’onboarding est organisé par l’entreprise pour tous les nouveaux collaborateurs, notamment ceux qui signent un contrat de travail. Pour certaines enseignes, les stagiaires profitent également de l’onboarding, pour une durée de stage de 3 mois et plus.

Les employés en CDD

Les employés en CDD ne passeront qu’un court délai au sein de l’entreprise. Par ailleurs, ils contribuent pleinement au développement de l’entreprise. Autrement dit, ils auront une fiche de poste bien claire, incluant des objectifs à atteindre. L’onboarding instaure une ambiance conviviale pour permettre au salarié de rester bien à l’aise tout au long de son contrat. Il sera conscient des expériences professionnelles et privilèges humaines au rendez-vous.

Les salariés en CDD devront être motivés que ceux en CDI. Le temps d’illustration de ses compétences s’avère limité, pour essayer d’obtenir une proposition plus importante. Sachant qu’il sera engagé à payer l’équivalent du total de son salaire non perçu s’il décide de quitter l’entreprise avant la fin de son contrat.

Les employés en CDI

Les salariés en CDI sont censés rester au cœur de l’entreprise pendant plusieurs années. Au moins, ils y passeront quelques années pour acquérir des expériences et faire preuve de professionnalisme. Toute une carrière professionnelle est ainsi en jeu. A travers l’onboarding, le recruteur justifiera au nouvel employé qu’il a atterri dans la bonne boîte. Il donnera à l’employé toutes les belles raisons de devenir productif et de multiplier les efforts.

Selon les spécialistes en Ressources humaines, les employés à leur premier poste sont les premiers concernés de l’onboarding. Ils viennent du monde universitaire pour intégrer un tout nouvel environnement. Ils méritent ainsi des accompagnements plus poussés.

Les avantages de l’onboarding

L’onboarding est une étape facultative pour chaque entreprise. Aucun règlement commun n’engage le professionnel à proposer ce privilège à chaque nouveau recruté. Cependant, l’onboarding présente des effets positifs à la fois pour l’employeur et l’employé.

Intégration facile dans l’équipe

L’onboarding est une opportunité importante pour chaque nouveau collaborateur. Celui-ci sera présenté à toute l’équipe et aura des informations importantes sur la structure hiérarchique de l’enseigne. Ce qui facilite la compréhension des procédures mais également des professionnels qui seraient en lien direct avec le nouveau salarié. Ce dernier repère rapidement les têtes qui seront sur le même plateau ou encore en étroite collaboration à chaque projet.

L’embarcation raccourcit ainsi la durée d’adaptation du nouveau recru. Le plus intéressant ? Le stress ne sera plus au rendez-vous. Le salarié oubliera ses inquiétudes en profitant d’une bonne qualité d’accueil dès le premier jour.

Fidélisation du collaborateur

Vous savez déjà certainement que le changement fréquent des personnels risque d’entraîner des pertes financières mais surtout une baisse de la productivité. L’entreprise prendra du temps à se séparer des collaborateurs puis d’adapter les nouveaux venus. Pire encore, des projets importants pourraient être inachevés. Vous avez ainsi intérêt à garder vos employés aussi longtemps que possible, tant qu’ils présentent une bonne capacité de production.

A travers l’onboarding, dès le début de la collaboration, vous devez ainsi arriver à convaincre vos talents de servir l’entreprise pendant longtemps. Puis, tout au long de la collaboration, des projets importants seront élaborés pour multiplier le succès de l’enseigne.

Augmenter le ROI de l’entreprise

Le recrutement de personnels figure dans l’investissement des personnes morales. Un employé productif garantit un retour sur investissement (ROI) positif. Il effectuera ses missions respectives pour que l’équipe en interne puisse avancer ensemble. Et ce, afin de satisfaire les clients de l’entreprise. Évidemment, les chiffres d’affaires de la société augmenteront. Payer le salaire de cet employé sera ainsi une dépense utile pour l’enseigne. L’onboarding motive le nouveau recru à apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.

Soutenir les innovations apportées par le collaborateur

La plupart des entreprises recrutent des salariés capables d’apporter un changement positif à court ou à long terme. Le nouveau salarié devrait être à l’aise pour exprimer ses idées au besoin. Pendant l’onboarding, l’employé aura le temps de penser à la personnalisation de son bureau ou encore d’établir la liste des effets personnels dont il aura besoin.

Il sera également possible de repérer les pistes d’améliorations. Par exemple, si le nouveau recruté est un chef d’équipe, il aura une idée sur les recrutements à effectuer ou encore les formations nécessaires pour les membres du groupe.

Optimisation de la marque employeur

L’onboarding figure parmi les piliers de la marque employeur. Chaque employé devrait développer un sentiment d’appartenance. Non seulement il aura envie de rester longtemps au sein de la société, mais il donnera toujours son maximum dans toutes ses tâches professionnelles.

En d’autres termes, à l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise, il n’est pas question de lui confier directement ses tâches. Il faut l’inviter à une préparation psychologique et intellectuelle à l’environnement où il évoluera désormais. Sachant que les employés passent au minimum 8 heures par jour au travail. Sans compter mes heures de pause déjeuner qui sont généralement passées en entreprise. Certains doivent effectuer des heures supplémentaires pour terminer des tâches urgentes. L’onboarding est ainsi une sorte de garantie des conditions professionnelles agréables malgré les défis importants à soulever au quotidien.

Comment réussir son processus d’onboarding ?

L’onboarding est une étape obligatoire à la fois pour le recruteur et le recruté. Les deux parties doivent être bien à l’aise afin de garantir une collaboration fructueuse à long terme. Toutefois, l’entreprise effectue le plus gros part en faisant preuve d’un accueil chaleureux, que ce soit sur le plan humain, administratif ou matériel.

Considérez quelques étapes incontournables pour réussir votre projet. Sachant que l’organisateur principal devrait être le service RH.

 Étape n°1 : Monter un plan d’action

Le succès du onboarding RH dépend de votre plan d’action. Essayez de penser à des programmes intéressants, notamment pour les trois premiers jours au minimum.

Pensez aux options incontournables pour mettre à l’aise le nouveau collaborateur : visite de l’entreprise, présentation, formation, déjeuner, etc. Sachant que vous aurez à déployer un budget adéquat. Raison pour laquelle la plupart des entreprises organisent une intégration collective. L’équipe RH désigne une seule date de prise de poste pour une dizaine de nouveaux recrutés. De cette manière, vous ne serez pas dérangé d’organiser différentes activités fatigantes toutes les semaines. N’hésitez pas à engager un prestataire spécialisé en onboarding.

Il est conseillé de mettre en avant des activités intéressantes le premier jour. De nombreux nouveaux recrus inspectent l’ambiance de travail et la qualité d’accueil pour ensuite prendre une décision. Certains ne reviennent plus le second jour de travail. La durée de la formation en salle ainsi que les autres étapes du programme dépendent de la taille de l’entreprise. Si vous n’avez pas plus d’une centaine de collaborateurs, les informations à retenir ne seront pas aussi nombreuses. De même, les présentations ne risquent pas de prendre une journée entière.

Étape n°2 : Prévoir des accompagnements personnalisés

A l’arrivée des nouveaux employés, conduisez-les dans une salle où se déroule l’intégration. Le chef d’entreprise et le responsable RH accueilleront ces salariés pour leur souhaiter la bienvenue.

Pendant plusieurs heures, soit de 1 à 3 jours, les nouveaux collaborateurs auront des séances d’information sur l’entreprise : histoire, activités, valeurs, objectifs, enjeux sur le marché national et/ou international, etc. Chaque salarié comprendra les missions de l’entreprise, nécessitant une collaboration fructueuse.

Distribuez des goodies personnalisés à chacun : tenue de travail (pour les ouvriers), tee-shirt, casquette, clé USB, fournitures de bureau, etc. Sans oublier le bloc-notes et les stylos qui affichent le logo de la marque.

Étape n°3 : Intégrer le nouveau recruté dans l’équipe

Après des heures de formation en salle, il est temps de socialiser le nouveau recru. Prévoyez une visite d’entreprise pour une présentation à toute l’équipe. Donnez des informations plus précises sur le pôle où travaillera le professionnel.

Il est conseillé de créer un organigramme actualisé pour que le demandeur d’emploi soit informé des hiérarchies du moment.

Proposer un guide

Il est important de proposer une guide complète de l’entreprise en version papier. Commandez un petit livre qui rassemblera les grandes dates de l’entreprise, les produits phares mais aussi les partenaires, les plus gros clients, etc. A vous de trier les informations qui peuvent être dévoilées.

Confiez la création du guide à un graphiste compétent. Présentez le support avec des textes et des images.

Inventer un rituel d’accueil

Avez-vous déjà votre petit rituel pour accueillir les nouveaux salariés ? Afin de les prouver qu’ils font désormais partie de la bande, prévoyez une séance photo en groupe. Vous pouvez également lui demander une photo pour ensuite le raccrocher à un tableau spécifique au sein de l’enseigne. La signature d’une grosse carte avec le logo et le leitmotiv de l’entreprise s’avère également une bonne alternative.

Étape n°4 : Aborder les obligations du nouveau venu

Selon le planning, le nouveau collaborateur aura l’occasion de rejoindre finalement son bureau. Il recevra la clé de son tiroir pour garder les objets en sécurité. Laissez-lui s’installer confortablement : ranger les affaires, poser une petite décoration personnalisée, démarrer l’ordinateur, etc.

Rappel des missions

Attendez la troisième ou quatrième journée pour parler des choses sérieuses. A la première heure, le responsable hiérarchique prendra la relève. Il essaye d’échanger des idées avec le nouveau membre de son équipe. Il propose des tâches à effectuer, d’où les directives ont déjà été mentionnées dans l’annonce. Les équipements informatiques et fournitures de bureau nécessaires seront disponibles. Il en est de même pour les dossiers numériques et documents physiques pouvant intéresser le professionnel

Évoquer les méthodes de travail

Plus de 70% des entreprises appliquent la technique classique de gestion de projet, d’où le méthode waterfall. Si vous appliquez cette option, préparez vos nouveaux collaborateurs à bien écouter les consignes de son supérieur hiérarchique. Pour plus d’esprit d’équipe, rien ne vous empêche d’utiliser la méthode Agile. Elle met en valeur l’humain. Vous aurez à considérer les attentes des clients et le bien-être des travailleurs pour chaque projet.

 Estimer les résultats

Alors que le nouveau recru comprend déjà ses missions, il faut fixer des objectifs au préalable. Le supérieur hiérarchique doit demander son avis sur ses estimations sur les résultats du premier mois. Un échange dynamique devrait être au rendez-vous dans le but d’avoir quelques idées sur le fruit de la collaboration. Cependant, le manager ne risque pas d’obliger le salarié à poser la barre très haute. Il considère une période d’adaptation.

Étape n°5 : Mettre en place une politique de suivi

Chaque salarié fréquente une entreprise pour différentes raisons. Certains essayent d’avoir une vie financièrement stable si d’autres souhaitent simplement acquérir d’expériences. Ce qui signifie que chaque employé n’est pas forcément à l’aise dans son travail. Malheureusement, un travail de routine risque de faire baisser les chiffres d’affaires.

Essayez d’avoir un talent qui reste dans votre entreprise à cause de leur passion ou bien d’une bonne volonté de l’entreprise. Prenez des nouvelles du collaborateur pour l’accompagner dans son nouveau trajet. Si ce professionnel à l’air assez anxieux, demandez les blocages ou encore les situations énervantes au sein de l’entreprise. A la fin de la première semaine de travail au sein de l’entreprise, convoquez les nouveaux collaborateurs.

Non seulement pour les nouveaux recrus mais aussi pour tous les employés, pensez à encourager la communication au sein de l’enseigne. Ce qui vous permettra de trouver des solutions en urgence en cas de difficultés de quelques-uns de vos collaborateurs.