Comment choisir son logiciel en gestion de projet?

Le succès de chaque entreprise repose sur la réalisation des projets bien pensés. Quel que soit le domaine d’activité, l’efficacité des salariés dépend des objectifs à atteindre à long ou à court terme. Alors que vous envisagez de monter votre propre entreprise, la gestion de projet s’avère incontournable.

Qu’est-ce la gestion de projet ?

La gestion de projet désigne l’ensemble des activités effectuées pour atteindre des objectifs. Plus précisément, il s’agit des modes d’organisation imposés par le chef de projet pour le bon déroulement de toutes les étapes du projet d’entreprise. Pour l’harmonisation et la coordination de toutes les activités nécessaires, la gestion de projet implique l’utilisation des outils, méthodes et techniques efficaces. Le chef de projet définit au préalable le cycle de vie du projet afin de mettre en place un timing adapté à chaque étape cruciale.

Les outils de gestion de projet

Il s’agit des logiciels et applications qui permettent d’automatiser les tâches liées au projet. Ces outils de management proposent tout d’abord l’outil de planification. Comme par exemple la mise en place des organisations de temps pour chaque activité inhérente. L’outil de gestion de ressources est ensuite mis en avant pour une meilleure répartition des tâches selon les compétences de chaque travailleur. Le chef de projet profite également d’un outil de gestion de tâches pour repérer l’avancement du projet. Finalement, l’outil de gestion de temps met en valeur l’estimation de la durée de réalisation de chaque tâche. Vous trouverez également des logiciels qui favorisent le travail d’équipe. Ils proposent des fonctionnalités intéressantes pour optimiser la cohésion de l’équipe. Chaque collaborateur sera encouragé à participer au projet.

Les méthodes de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet servent de cadre de référence pour le chef de projet dans le but d’atteindre l’efficience. La plupart des gestionnaires de projets choisissent la méthode classique, visant à une planification rigide des tâches selon les principes habituels de l’entreprise. Quant à la méthode Agile, elle crée plus de valeur ajoutée pour les clients de l’enseigne. Les besoins fondamentaux des clients sont étudiés avant de créer le projet et de le réaliser. Mieux encore, la cohésion de l’équipe est privilégiée.

Les techniques de gestion de projet

Les techniques de gestion de projet rassemblent les processus de mise en œuvre du projet. Le chef de projet définit quelques étapes clés pour faciliter l’organisation et le suivi. Par exemple, la plupart des projets présentent des étapes de montage, de planification, de supervision, de réalisation et de clôture. Vous aurez principalement à appliquer quelques techniques : découpage du projet, jalonnement et ordonnancement.

Il est bon de savoir que la gestion de projet n’est pas uniquement réservée au monde professionnel. Vous pouvez bel et bien l’appliquer dans votre vie personnelle et familiale dans le but d’atteindre des grands objectifs. Ce qui concerne par exemple les projets immobiliers ou commerciaux.

A quoi sert un logiciel de gestion de projet ?

Comme déjà mentionné, la gestion de projet requiert la mise en place d’un planning strict. Afin de soutenir le chef de projet à accomplir sa mission, le logiciel de gestion de projet s’avère incontournable pour gagner du temps et en efficacité.

Planification et répartition des tâches

Le chef de projet, initialement, dispose de quelques idées pour lancer un nouveau produit/prestation. Ce qui permet certainement d’augmenter les recettes de l’entreprise. Le projet pourrait également concerner le développement d’un nouvel outil informatique. Quel que soit le thème du projet, il faut commencer par établir le cahier de charges. Pour ce faire, il convient de planifier les étapes importantes. Ce qui est généralement suivi par la répartition des activités en fonction des postes de chaque membre de l’équipe. Par exemple, pour l’étude des coûts financiers du projet, le chef de projet assigne cette tâche à des analystes ou à des spécialistes en finances de l’entreprise.

Suivi du projet en temps réel

Le logiciel de gestion de projet permet un contrôle en permanence des réalisations de chaque membre de l’équipe. Le chef de projet peut encourager son équipe à respecter le deadline. Pour certaines activités non réalisées à temps, le gestionnaire doit aider son équipe et trouver des solutions à tous les blocages afin d’éviter de dépasser le cycle de vie du projet.

Optimiser le travail en équipe

Ce type de logiciel améliore la communication entre tous les concernés. En principe, chacun dispose d’un accès pour effectuer des modifications sur l’avancée de chaque tâche en temps réel. De plus, il est généralement possible d’ajouter des commentaires. Vos collaborateurs ne seront perdus avec les longs échanges sur le mail.

Suivi après la livraison

Le logiciel de gestion de votre choix n’est pas uniquement utile pendant la durée de vie du projet. Il reste pratique après la livraison finale. L’outil vous aidera à mesurer votre succès. Vous pouvez continuer le contrôle des recettes pour ensuite trouver une solution rapide si les chiffres semblent insatisfaisants. Le chef de projet pourrait ainsi assigner des nouvelles tâches pour chaque collaborateur. Ce qui permet de rattraper quelques imprévus.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projets ?

Le logiciel de gestion de projet propose des fonctionnalités intéressantes. Le chef de projet ne manquera pas de bien organiser les tâches suivant un délai imparti. Sans oublier la facilité de gestion des ressources humaines et financières. Installez sur votre ordinateur un logiciel de gestion de projet gratuit ou payant. Vous profiterez des fonctionnalités parfaitement adaptées aux gestionnaires de projet.

Un module de planification et de gestion des tâches

La gestion de tâches s’avère incontournable pour réussir un projet. Heureusement, le logiciel met en avant le module de planification. Le chef de projet aura des espaces spécifiques pour énumérer les tâches nécessaires. Il est en même temps possible de mentionner les éventuelles difficultés afin de dénicher à temps les meilleures solutions.

Un module de gestion de budget

Tout projet engage à une planification budgétaire. D’un côté, vous aurez à établir les détails des dépenses liées au projet. Puis, d’un autre côté, les prévisions de rentabilité de l’entreprise s’avèrent incontournables. Avec un logiciel de gestion projet, vous disposerez d’un volet indépendant pour la gestion de vos fonds. Le suivi des dépenses sera plus facile et sans fautes.

Un module de gestion de ressources

Le logiciel de gestion de projet propose des fonctionnalités efficaces pour la gestion des ressources humaines. Vous aurez facilement une idée sur le nombre de personnels qui devront participer au projet. Sans oublier de considérer leurs fonctions respectives. Une grande équipe serait certainement plus performante. Par contre, assurez-vous de sélectionner les meilleurs profils. Pensez à former une petite équipe où chaque personnel sera capable d’assurer à merveille ses tâches.

Un module de suivi du temps

Votre logiciel deviendra votre outil de gestion de temps. Alors que vous imposez au préalable le cycle de vie du projet, vous n’aurez pas du mal à déterminer le temps nécessaire pour chaque étape. Par la suite, il est possible de constater les tâches effectuées avant le deadline. Les salariés qui terminent tôt leurs activités peuvent donner un coup de main aux collaborateurs qui rencontrent des difficultés.

Un module de gestion collaboratif

Le logiciel de gestion de projet figure parmi les outils collaboratifs les plus efficaces. Il garantit la cohésion de l’équipe sans être obligé d’organiser des réunions tous les jours. Il est bel et bien possible d’échanger des documents, des images et autres supports de communication. De plus, une messagerie interne est au rendez-vous. En vérifiant l’avancée du projet, le chef de projet peut ajouter des commentaires.

Top 5 des meilleurs outils de gestion de projet

Vous trouverez facilement en ligne des logiciels de gestion de projet en version gratuite. Ces logiciels utiles pour la gestion de projet possèdent des fonctionnalités basiques pour tous les types de projets. Pour plus de fonctionnalités intéressantes, prévoyez un budget spécifique pour un abonnement mensuel.

Basecamp

Basecamp est un logiciel de gestion de projet plus orienté vers la communauté des informaticiens comme les développeurs. Il se démarque par sa simplicité d’utilisation. Il propose des fonctionnalités pratiques pour mettre en avant la communication entre les équipes mais aussi entre les clients et le chef de projet. Les utilisateurs bénéficient des modules pratiques pour la gestion et le partage des documents, la messagerie instantanée ainsi que le contrôle de toutes les données. Vous aurez l’opportunité d’avoir une idée sur l’avancement du projet à tout moment. Par contre, vous pourrez rencontrer de légères difficultés sur la planification des ressources et le suivi du temps.

Basecamp propose un essai gratuit d’une durée d’un mois. Puis, il convient de passer à la version payante, d’un coût moyen d’une centaine de dollars par mois.

ProjeQtor

Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de projet gratuit ? Essayez ProjetQtor. Adapté à tous les types de projets, il propose des fonctionnalités complètes pour la gestion du planning, des aléas et des ressources humaines. Vous serez plus à l’aise pour assigner les tâches à chacun de vos collaborateurs, suivant un calendrier bien précis. Mieux encore, vous serez impressionné par ses fonctionnalités complémentaires, à ne citer que la maîtrise des coûts et des risques. Son utilisation s’avère facile pour les gestionnaires projets déjà familiers avec les outils de gestion de projet, mais aussi pour les débutants.

Grâce à sa version en Open Source, il est à la fois accessible pour les personnes physiques et morales. Pour un essai, il suffit d’installer le logiciel sur votre ordinateur.

Trello

Trello figure parmi les logiciels de gestion de projet les plus célèbres. Vous serez libre de créer des tableaux à volonté pour la bonne gestion du projet. Le plus intéressant ? Vous pourrez coller des « post-it » virtuels. Ce qui vous permettra de mettre en avant les ordres du jour selon les étapes du projet. Il est aussi possible d’attacher des documents en fonction de vos besoins.

En privilégiant la version payante, des fonctionnalités plus avancées seront au rendez-vous. Vos tâches seront plus faciles à réaliser grâce à l’analyse automatique des données.

Teamwork

Comme son nom l’indique, Teamwork prône sur le travail en équipe. Vous pourrez monter aisément un planning pour énumérer les tâches de chaque membre de l’équipe, en imposant un délai d’exécution. Il est même possible d’obtenir des relances à l’approche du deadline grâce à l’option « timer ». Le logiciel permet de prioriser certaines tâches urgentes. Pour la partie gestion de finances, il existe un module pour l’envoi automatique de facture. Que vous soyez déjà habitué à utiliser un logiciel de gestion de projet ou un débutant, Teamwork est facile à utiliser. Essayez cet outil avec un abonnement gratuit. Vous pouvez ensuite tenter la version payante, d’un coût d’une dizaine de dollars par utilisateur. Lors de l’installation de Teamwork, vous pouvez choisir sa langue : Français, Anglais, Allemand ou Espagnol.

Wrike

Vous envisagez de réaliser votre premier projet professionnel ? Wrike sera votre meilleur allié pendant quelque temps. Il met à la disposition du chef de projet et de l’équipe entière de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Vous aurez l’opportunité de créer facilement des diagrammes de Gantt. Vous pouvez également établir un planning de gestion des personnels et un tableau pour la gestion des finances.

Côté tarif, Wrike propose un prix compétitif par rapport à ses concurrents. Les versions payantes coûtent à partir d’une dizaine de dollars. Toutefois, si vous n’avez besoin que de quelques fonctionnalités basiques, n’hésitez pas à souscrire à l’abonnement gratuit pour 5 utilisateurs.

Afin de choisir le meilleur logiciel de gestion de projet, pensez principalement à ses fonctionnalités. Un outil riche en modules intéressants ne risque pas de vous décevoir. D’autres critères s’avèrent également importants : les besoins réels de votre équipe, l’ergonomie pour les débutants, la performance et la stabilité de l’outil, etc. Assurez-vous que l’outil garantit la sécurité des données. Sachant que vous allez l’utiliser pendant longtemps, jusqu’à l’aboutissement du projet. Vous aurez encore besoin du logiciel pour le suivi des résultats. Informez-vous au préalable sur les protocoles de sécurité existants. En règle générale, afin de bénéficier des fonctionnalités complètes, il est fortement conseillé de réserver un budget spécifique pour l’abonnement ou l’achat d’un logiciel de gestion de projet.