Les solutions RH pour mieux gérer les congés d’été

Les congés d’été représentent une période particulièrement complexe pour les services des ressources humaines. L’objectif consiste à mettre en place une organisation efficiente afin de gérer au mieux les départs successifs des salariés et assurer la continuité des services. Le niveau de difficulté de l’organisation des congés est bien évidemment variable selon de la taille des entreprises.

Afin de mener à bien les diverses missions liées à la gestion des congés estivaux et gagner en efficacité, les gestionnaires RH utilisent des outils spécifiques adaptés à leurs besoins.

La gestion des recrutements durant la période estivale

Lors des congés d’été, certains services se retrouvent inévitablement en sous-effectif. Les services RH doivent donc anticiper une telle situation en mettant en place des stratégies visant à remplacer les collaborateurs absents. Pour ce faire, il convient de faire appel à des ressources externes via des contrats de travail temporaires.

Le recrutement de salariés en CDD de remplacement

Durant l’été, de nombreuses entreprises recrutent des salariés en contrat à durée déterminée afin de pallier les diverses absences des collaborateurs. Ce contrat comporte ainsi une échéance précise définie en amont.

Le contrat signé avec le collaborateur doit impérativement inclure l’intégralité des mentions précisées dans le Code du travail. Il s’agit notamment d’indiquer les motifs du recours à ce contrat, les horaires, la rémunération prévue, la durée minimale du contrat, l’intitulé du poste…

Le recrutement d’intérimaires

Le recrutement en intérim représente une autre alternative particulièrement appréciée des recruteurs durant l’été. Ils peuvent ainsi pallier le manque d’effectifs en déléguant le recrutement de la main-d’œuvre à une agence spécialisée. Un gain de temps appréciable pour de nombreuses structures, qui peuvent ainsi confirmer ou infirmer les profils soumis par les agences.

À l’issue de la sélection, les intérimaires signent un contrat de mission et de mise à disposition dont les modalités sont définies dans le cadre de la relation tripartite entre l’entreprise utilisatrice, l’agence d’intérim et l’intérimaire.

Le contrat d’intérim doit notamment mentionner la durée, la période d’essai ainsi qu’un descriptif des différentes missions confiées au salarié temporaire.

L’utilisation d’un logiciel de recrutement

Afin d’organiser le recrutement de collaborateurs temporaires, les services RH utilisent des logiciels de recrutement SaaS tels que ceux proposés par Humatch pour une optimisation du processus. Les logiciels de recrutement offrent de nombreuses fonctionnalités telles que :

• la création d’annonces de recrutement,
• la personnalisation de l’espace candidat,
• la création d’une CVthèque.

Ces diverses fonctionnalités offrent un gain de temps non négligeable aux responsables des recrutements grâce à l’amélioration et la simplification de l’ensemble de la procédure. Via le logiciel, ils peuvent ainsi effectuer un suivi complet des candidatures reçues, uniformiser les annonces, ou encore modifier les offres de missions proposées. Une véritable révolution qui contraste fortement avec l’aspect chronophage de telles missions dans un contexte de travail classique.

Quelles solutions pour simplifier les processus d’intégration des salariés ?

À l’issue du processus de recrutement, les gestionnaires des ressources humaines doivent tout naturellement préparer l’intégration des nouveaux salariés au sein de l’entreprise.

Il s’agit bien évidemment d’une étape clé, à la fois pour les salariés, les managers et les équipes concernées par ces intégrations. En effet, loin d’une simple formalité administrative, l’intégration des employés comporte des enjeux relatifs au bon déroulement de l’expérience au sein de la structure. En effet, selon des statistiques récentes, environ 40 % des salariés ne souhaitent pas poursuivre leur aventure dans l’entreprise à l’issue de la période d’essai suite à une mauvaise intégration.

Les services des ressources humaines mettent donc tout en œuvre afin d’accueillir les nouveaux salariés dans des conditions optimales, notamment grâce à l’utilisation d’outils adaptés.

Un logiciel onboarding pour garantir la réussite de l’intégration des collaborateurs

Une fois de plus, la technologie permet de simplifier des processus autrefois interminables et fastidieux.

L’utilisation d’un logiciel onboarding offre ainsi la possibilité de :

• créer un parcours d’accompagnement du salarié : il s’agit d’un parcours d’intégration de plus en plus répandu au sein des entreprises, qu’il s’agisse de PME ou de grandes entreprises,
• créer les contrats de travail directement via le logiciel onboarding : un gain de temps incontestable pour les services RH qui peuvent transmettre les contrats aux salariés par courrier électronique,
• solliciter des documents administratifs : les processus RH nécessitent la gestion de nombreux documents officiels (cartes d’identité, RIB, etc.). Les demandes peuvent ainsi être transmises directement via l’outil SaaS pour une simplification du process,
• effectuer un suivi des formations auxquelles participent les salariés : les managers, tuteurs et autres accompagnateurs peuvent ainsi, en seulement quelques clics, valider les informations relatives aux différentes participations et acquisitions des salariés,
• identifier le matériel dont dispose chaque salarié : qu’il s’agisse d’un ordinateur portable, d’un téléphone de fonction ou d’outils techniques spécifiques, les gestionnaires RH peuvent avoir une vue d’ensemble du stock directement dans le logiciel onboarding.

La digitalisation des entretiens : une révolution au service des entreprises

Digitaliser les entretiens présente de nombreux avantages dans le cadre des missions RH. En effet, grâce à l’apparition de nombreuses solutions informatiques complètes, il est désormais possible de procéder à une gestion totalement virtuelle des entretiens pour un chargé de recrutement.

L’intérêt d’une telle pratique ? Gain d’efficacité, optimisation de l’expérience des collaborateurs et dirigeants, recensement et centralisation des données RH représentent les avantages majeurs de la digitalisation des entretiens, que ce soit dans le cadre des embauches, lors des évaluations annuelles ou tout simplement pour un entretien spécifique.

Le logiciel d’évaluation des compétences permet aux différents acteurs (managers, gestionnaires RH, dirigeants) de piloter intégralement le processus. À titre d’exemple, les managers peuvent préparer l’intégralité des divers entretiens via la création d’une grille de questions. Par conséquent, le processus est simplifié et offre une plus grande transparence, un aspect non négligeable pour l’implication et l’engagement des salariés.

Autre atout indiscutable du logiciel d’évaluation des compétences : le partage d’informations. Les managers peuvent ainsi échanger, non seulement avec les RH, mais aussi avec les collaborateurs. Ces échanges dynamisent l’ensemble de la procédure, souvent redoutée par les salariés.

Les solutions SaaS développées pour les services RH présentent de nombreux avantages et simplifient l’ensemble des processus associés. Une véritable révolution dont les bénéfices impactent l’ensemble des services des entreprises. Qu’il s’agisse du recrutement, de la gestion des entretiens ou de l’onboarding, la digitalisation s’invite dans les entreprises et gagne du terrain en raison des profondes mutations actuelles des modes de travail et du modèle économique.