Quel est le meilleur logiciel de recouvrement?

Les paiements retardés et les factures impayés impactent la trésorerie de l’entreprise. En effet, ces deux problèmes retardent le règlement de ses propres factures et l’empêchent de se développer rapidement. Ils influencent également le versement des salaires et la régularisation des charges fixes mensuelles. Dans le pire des cas, ils peuvent même causer la faillite. Alors, pour éviter tous ces soucis, il est devenu primordial de mettre en place une bonne stratégie de recouvrement de créances. Parmi les stratégies les plus efficaces figure l’utilisation d’un logiciel de recouvrement.

Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?

Un logiciel de recouvrement est un outil informatique qui permet aux entreprises d’automatiser toutes les tâches liées au recouvrement de ses factures. Il suit la deadline des paiements de chaque facture et se charge de la relance en fonction du délai accordé. Grâce à ce logiciel, l’entreprise pourra mieux gérer et optimiser ses rentrées d’argent.

Bon à savoir : Un logiciel de recouvrement ne peut pas remplacer un logiciel comptable. Il vient en complément de celui-ci.

Pourquoi utiliser une solution de recouvrement de créance ?

L’utilisation d’une solution de recouvrement de créance tel qu’un logiciel de recouvrement offre de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour les personnes qui se chargent de suivre le recouvrement (le chef d’entreprise, le comptable, etc.).

Avec une solution de recouvrement de créance, la trésorerie de l’entreprise sera bien alignée. En effet, toutes les relances seront envoyées à temps et le taux de facture impayés sera beaucoup plus faible, voire inexistant. De plus, en se servant d’un logiciel de recouvrement, il sera plus facile de traquer la moindre facture impayée.

Avec une solution de recouvrement de créance, il est possible d’éditer un calendrier des délais de paiement pour avoir plus de visibilité sur la somme d’argent à encaisser (pour le mois prochain par exemple). Ainsi, il vous sera plus facile d’avoir une idée sur l’avancement de votre activité et des décisions à prendre pour le développement de votre entreprise.

Une solution de recouvrement est également une bonne option pour les entreprises qui souhaitent réduire leur dépense. Au lieu de confier le recouvrement des factures à une société, l’entreprise pourra elle-même s’en charger. En effet, pour demander les services de ce professionnel, il faut débourser des milliers d’euros par an. De plus, grâce à un logiciel de recouvrement, toutes les procédures se feront à l’interne. Ainsi, les réalités de votre trésorerie resteront secrètes.

Grâce à un logiciel de recouvrement, les personnes chargées du recouvrement gagneront également plus de temps. En effet, le recouvrement des factures se fera plus rapidement car toutes les tâches se font automatiquement. Ainsi, ils pourront se concentrer sur d’autres tâches plus importantes.

A noter qu’avec une solution de recouvrement, vous améliorez fortement l’image de votre entreprise auprès des clients. Cette solution permet d’éviter certaines erreurs telles que l’envoi malencontreux de message de relance à une mauvaise personne par exemple.

Logiciel de recouvrement : quelles fonctionnalités essentielles ?

Un logiciel de recouvrement fiable est toujours doté de plusieurs fonctionnalités. Voici la liste des fonctionnalités essentielles.

L’intégration avec d’autres logiciels dont le logiciel comptable, le logiciel de facturation

Un bon logiciel de recouvrement doit pouvoir communiquer avec d’autres logiciels utilisés au sein de l’entreprise comme le logiciel comptable ou le logiciel de facturation par exemple. Cela est très important pour l’enregistrement des factures émises et des paiements déjà reçus. En général, l’intégration se fait via la connexion par API.

La personnalisation

Pour faire les relances de paiement, la méthode utilisée dépend toujours du cas de chaque client. En effet, le délai accordé pour chaque paiement, le contenu du message à envoyer (le nom de l’interlocuteur, le nombre de factures en attente de paiement, le montant total à payer par le client, etc.), la langue utilisée, etc. peut différer d’un client à un autre. L’option personnalisation est donc très importante.

L’historique des relances

Dans un recouvrement de créance, l’historique des relances est un point à ne pas négliger. Grâce à cette fonctionnalité, il sera plus facile de suivre un dossier surtout si la relance a été effectuée par différentes personnes.

La présence d’un portail client

Grâce à cette fonctionnalité, vos clients pourront accéder à leur facture à tout moment. En effet, en utilisant leur portail client, ils peuvent télécharger les factures en cours et les factures payées. Ils peuvent voir le montant qu’ils doivent encore régulariser. Cela vous permet de gagner du temps car vous n’êtes pas obligé d’envoyer des duplicatas.

La possibilité d’un paiement en ligne

Le paiement en ligne facilite et simplifie la phase de paiement. Lorsque vous faites vos relances, en général, les clients recevront dans leur e-mail de relance un bouton indiquant « payer en ligne ». Grâce à cela, vos factures seront payées au plus vite.

La mise à jour des encaissements

Pour éviter les malentendus, la mise à jour des encaissements est très importante. En effet, cette fonctionnalité permet de collecter l’intégralité des règlements reçus. Pour ce faire, certains logiciels proposent la connexion à un outil de comptabilité afin d’analyser le suivi effectué par l’équipe comptable. Parfois,  ils peuvent se connecter directement au compte bancaire pour une réconciliation bancaire automatique.

L’option multi-utilisateur

Pour que toutes les fonctions ayant un rapport au recouvrement (le comptable, le chef d’entreprise, etc.) puissent accéder à toutes les informations liées aux paiements, l’option multi-utilisateur est à ne pas négliger. Grâce à cela, ils peuvent avoir un aperçu du cas de chaque client. Ils seront automatiquement impliqués et le recouvrement se fait rapidement.

L’agenda

Cette fonctionnalité permet de visualiser rapidement les retards de paiement et les délais de paiement. En cas de retard, certains logiciels peuvent même insérer automatiquement les pénalités de retard dans les factures impayées.

Les réponses aux questions 

Pour avoir un aperçu de la santé de votre trésorerie, le logiciel doit pouvoir apporter des réponses à toutes vos questions financières comme :

• Qui sont les clients les plus profitables ?
• Qui sont les clients bon payeurs ?
• Etc.

Les KPI

Les KPI sont très importants car ils vous permettent de connaître en temps réel si votre trésorerie peut couvrir vos futures dépenses. Cependant, pour une utilisation optimale, il faut que les KPI soient accessibles en un clin d’œil c’est-à-dire sans programmation.

Comment choisir son logiciel de recouvrement : les critères de choix ?

Vous avez prévu d’utiliser un logiciel de recouvrement ? Pour une utilisation optimale, il ne faut jamais faire votre choix au hasard.

Pour faire votre choix, la première chose à laquelle vous devez penser est les fonctionnalités proposées. Ici, l’objectif est de trouver l’outil qui aura le plus de fonctions c’est-à-dire celui qui répondra le plus aux besoins de votre entreprise.

Après, pensez à la facilité d’utilisation, la réactivité, l’ergonomie et l’intelligence. Cela est très important pour que les personnes ayant accès au logiciel puissent l’utiliser sans le moindre souci.

A part cela, la formation, le conseil et l’accompagnement fourni par les commerciaux et les consultants de l’éditeur de logiciel sont également nécessaires. Pensez aussi à la réactivité du logiciel car il existe pour des logiciels accessibles 24h/24 et 7j/7, et d’autres qui proposent des horaires plus restreints (12 h par jour uniquement).

Quant au budget, sachez qu’il est tout à fait normal qu’un logiciel qui dispose de plusieurs fonctionnalités soit toujours plus cher. Alors, pour éviter de faire des dépenses inutiles, assurez-vous que vous aurez besoin de toutes les fonctionnalités proposées. N’oubliez pas que chaque type d’entreprises a des besoins particuliers lorsqu’il s’agit de recouvrement de créance.

Dans tous les cas, pour être sûr que le logiciel choisi vous conviennent, n’hésitez pas à demander un test gratuit. La majorité des logiciels peuvent vous en proposer.

Meilleurs logiciels de recouvrement

Upflow

Créée fin 2017 par Alexandre Louisy, Upflow fait actuellement partie des leaders sur le marché. C’est  l’outil idéal des entreprises B2B.  Il améliore le processus de recouvrement tout en simplifiant le règlement des factures via des systèmes de paiement diversifiés. Il est aussi interconnectable avec des outils de facturation et de comptabilité. Quant au tarif, il est accessible à partir de 100 euros par mois en fonction des options choisies.

LeanPay

LeanPay est dédié au TPE, PME et ETI. Il est très apprécié grâce à sa richesse fonctionnelle et sa simplicité de déploiement. Peu cher, l’abonnement à LeanPay est à partir de 95 euros par mois pour le plan TPE. LeanPay peut diminuer de 30 % vos délais de paiement et diviser par 4 le temps octroyé au suivi des clients.

Esker

Esker est un CRM de recouvrement associant automatisation des processus et propriétés d’un CRM dans le but d’optimiser la gestion du recouvrement et donner aux responsables la visibilité nécessaire pour mieux gérer les créances. Pour ce faire, Esker a intégré des technologies d’intelligence artificielle (IA). Son interface est conviviale et son tableau de bord est personnalisable.

Clernox

Clearnox fait partie des plus populaires du marché car il dispose de toutes les fonctionnalités attendues d’un bon outil de recouvrement des créances clients. Il est dédié à tous les types d’entreprise, peu importe leur taille. Contrairement aux autres logiciels, il dispose d’un système de scoring. Avec Clernox, vous bénéficiez d’un essai de 14 jours.

Eloficash

Eloficash est un logiciel de recouvrement collaboratif permettant aux entreprises de devenir acteurs dans le processus de recouvrement des créances. Il offre une compatibilité multi-support (tablette, smartphone, ordinateur, etc.). Son objectif se résume en deux points dont le développement d’une communauté cash au cœur de l’entreprise et la facilité de gestion pour stimuler les factures impayées et ainsi augmenter la trésorerie.