Quelles sont les obligations en matière de facturation électronique?

A l’ère de la digitalisation, la plupart des entreprises passent à la dématérialisation. D’où la minimisation d’utilisation des papiers. Au niveau de la finance, les documents importants comme les bons de commande et les factures sont déjà en version numérique. Cependant, la création de certains documents sont réglementés, à ne citer que la facturation électronique.

Définition de la facture électronique

La facturation électronique, aussi appelée e-invoicing, désigne une option innovante de dématérialisation pour les personnes morales. Par définition, la facture électronique est un document numérique non modifiable et transmise par voie électronique. Il nécessite ainsi la création, l’envoi et la conservation via un outil technologique.

En France, la facturation électronique s’adresse aux entreprises assujetties à la TVA. La facture en question devrait concerner des opérations domestiques sur le territoire national. Et ce, que les échanges impliquent des professionnels ou des particuliers.

La plupart des entreprises choisissent le format PDF pour chaque facture électronique. Suivant la législation française, le professionnel peut choisir entre 3 méthodes pour l’émission de la facture électronique :

• Par PDF : Comme déjà mentionné, il s’agit du format le plus vulgarisé. Le comptable propose une facture en version papier pour faciliter la signature par un responsable. Puis, ledit document est scanné et transformé en version PDF avant son envoi.
• Par PDF signé : Afin de garantir l’authenticité de la facture électronique, il est préférable de proposer un document signé électroniquement. La facture ne présente aucune retouche à la main.
• Par échange de données informatisé (EDI) : Pour cette option, la création de la facture électronique sera basée sur un format classique, structuré par le transfert automatique des données entre deux appareils.

Quels sont les avantages de la facture électronique?

La dématérialisation des factures propose des avantages intéressants pour chaque entreprise :

• Economie de temps : L’envoi et la réception des factures électroniques prennent quelques secondes. Vous n’aurez besoin que de peu de temps pour émettre des centaines de factures.
• Réduction de coût : Engager des coursiers pour l’envoi et la récupération des factures s’avère une charge importante pour l’entreprise. Grâce à la facture électronique, il n’est plus nécessaire de gaspiller vos ressources humaines et financières.
• Minimisation des erreurs : Écrire des documents à la main entraîne généralement des erreurs, notamment lorsqu’il s’agit de chiffres. En optant pour une facture en version numérique, il sera plus facile de repérer les fautes de frappe ou encore les erreurs de calcul.
• Suivi des opérations financières : Alors que vous souhaitez contrôler les finances de votre entreprise à tout moment, les factures archivées pourraient sans doute vous aider. Vous aurez l’occasion de vérifier les sources de vos dépenses à tout moment. De plus, l’archivage obligatoire des factures est de plusieurs années.
• Participation à la sauvegarde de la planète : En n’utilisant que des factures électroniques, vous minimiserez les impressions. D’où une baisse de l’usage des papiers. Cette action figure parmi les bons gestes pour la protection de l’environnement.

Les règlements sur la facturation électronique

La facture électronique n’est pas du tout un bout de papier scanné. Il s’agit d’un document numérique à créer suivant une structure précise, garantissant un traitement électronique et automatique si nécessaire. Notez les mentions obligatoires.

A l’entête, il faut mentionner l’identité de votre entreprise avec les coordonnées légales, ainsi que celle du client. Sans oublier la date et le numéro d’émission de la facture en question.

Pour établir les éléments de la facture, il faut intégrer les éléments suivants :

• La dénomination du produit ou du service,
• La quantité du produit ou du service,
• Le prix unitaire hors TVA
• Les réductions de prix
• Le montant total à payer hors TVA
• Le taux de TVA
• Le montant total à payer TTC
• En bas de page, vous pouvez mentionner le moyen de paiement ainsi que la date limite du règlement de la facture.

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Logiciels de facturation électronique

Dans le but d’éviter les interpellations des autorités, il convient de suivre à la lettre les consignes non négligeables déjà imposées. Vous avez intérêt à penser à des outils de facturation pour facturer une autre entreprise. L’enseigne en question pourrait être votre client, votre partenaire d’affaires ou encore votre fournisseur. Il faut choisir l’outil de facturation, parmi ces choix :

• Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF) électronique ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) certifiée par l’Etat. Plus précisément, elle doit bénéficier de l’immatriculation de l’administration fiscale.
• Un outil agréé comme Kwixeo pour gérer vos factures électroniques.

Il faut savoir que ces outils ne servent pas uniquement à l’émission et à la réception de facture électronique. Elles permettent également la transmission des données de transactions d’e-reporting à l’administration fiscale.

Conservation de la facture électronique

L’archivage des factures électroniques s’avère de 10 ans au minimum. Vous aurez à conserver les documents émis entre votre entreprise et les autres professionnels ou particuliers qui ont bénéficié de vos services. Par contre, s’il s’agit de vos propres factures, suite à des ventes ou des achats réalisés par votre enseigne, la durée de conservation légale est réduite à 6 ans.

Afin d’éviter les mauvaises surprises, notez ces points supplémentaires :

Il faut conserver les factures électroniques sur un seul support informatique pendant 3 ans ;

• Si la facture électronique présente une signature électronique, il convient de le conserver en format original pendant au moins 6 ans. Le document ne sera plus valable si vous l’avez imprimé et que le vous essayez de le scanner.
• Ces règlements d’archivage obligent chaque entreprise à adopter des systèmes informatiques innovants et durables. En cas de litige, le non-respect de la conservation des factures électroniques pourrait entraîner des problèmes juridiques et financiers.

Il est important de mentionner que la facture électronique n’est obligatoire qu’à partir de l’année 2024. Toutes les grandes entreprises doivent recevoir et émettre ledit document numérique à partir du 1er juillet 2024. Le délai est repoussé au 1er janvier 2025 pour l’obligation d’émission de la facture électronique pour les entreprises de taille moyenne. En ce qui concerne les TPE PME, le règlement sur l’obligation de la facture électronique ne prendra effet qu’à partir du 1er janvier 2026. Chaque enseigne, quelle que soit sa taille, a largement le temps de se préparer à la dématérialisation effective des factures.