La méthode kanban, c’est quoi?

Initié par Toyota dans les années 1950, kanban est une méthode de gestion révolutionnaire qui ne poursuit plus les flux de production en masse mais se concentre sur les commandes des clients qui activent la chaîne de production. Depuis quelques décennies, plusieurs entreprises l’ont adopté en tant qu’outil de gestion de la production et une forme de gestion de projet. Le kanban est d’abord une méthode avec des règles d’animation, qui définit un mode communication et un langage spécifique à l’entreprise. Cela permet d’aller rapidement comme tout jargon propre à un secteur d’activité déterminé, mais peut également constituer une limite. Ainsi, il nous conviendra de montrer les avantages et les limites de cette méthode en vogue dans le milieu professionnel, plus particulièrement dans celui du management.

Principe et définition

Le kanban est une méthode de gestion des stocks basé sur ce qui est appelé juste-à-temps. Le nouveau système de production est basé sur la demande et non sur l’offre. C’est-à-dire qu’il ne s’agira plus de produire le maximum de produits et les proposer aux clients potentiels mais plutôt de chercher des commandes avant de produire. On parle de kanban agile pour son agilité. Ainsi, la production répond à une demande du client ce qui se positionne comme quelqu’un qui lui rend un service. Le produit se présente comme la solution à un problème soumis par le client. Cette inversion des rôles met l’entrepreneur dans une position beaucoup plus confortable et permet d’optimiser les ressources, de minimiser les dépenses, d’éviter les invendus et les surproductions. C’est une méthode issue de la méthode Lean qui a trois objectifs : réduire les dépenses, améliorer la qualité et réduire les délais. Au-delà de la production, la méthode kanban est aujourd’hui utilisée pour le management des équipes et la gestion des taches. Elle permet une responsabilisation des travailleurs et une gestion plus pragmatique.

Son fonctionnement avec les étiquettes

Tout le fonctionnement de la méthode kanban repose sur les étiquettes. D’ailleurs, le terme kanban est du japonais et signifie étiquette. Chaque commande est matérialisée par une étiquette différente. Pour une gestion des tâches, chaque tache nouvelle génère une nouvelle étiquette. Elles sont réparties sur un tableau (ou un board) en fonction de leur catégorie. Au fur et à mesure que le processus évolue, une étiquette peut passer d’une colonne à l’autre. Cela se voit d’habitude si une tâche est étiquetée sur les choses à faire et qu’une fois faite elle change de colonne et intègre les taches déjà effectuées. Cela donne une lisibilité sur la quantité de travail à effectuer et sur la part que chacun des membres de l’équipe devra effectuer. Vous aurez également une lisibilité sur la progression du travail et la dynamique de groupe. C’est un excellent moyen de communication qui vous évite certaines réunions juste pour faire le point. D’un simple coup d’œil sur le tableau à étiquettes, vous pourrez repérer les urgences et les blocages. Cela vous permet de les corriger rapidement et de gérer la chaîne de production efficacement.
S’agissant du contenu de l’étiquette, elle indique les références de l’article commandé telles que la désignation, le code attribué par l’entreprise et le code-barres. Elle indique également des informations sur l’approvisionnement telles que le poste client ou poste fournisseur, le packaging, la quantité, etc. Après tout, le travail des étiquettes sont envoyés aux fournisseurs pour qu’ils activent la chaîne de production. Un double kanban peut être utilisé si la chaîne de production et les stocks ne sont pas localisés au même endroit.

Les avantages et les inconvénients de la méthode kanban agile

Plusieurs avantages peuvent être dénombrés dans l’utilisation de la méthode du kanban pour la gestion des stocks. Le plus en vue est l’efficience. Cette dernière est définie comme une méthode permettant d’atteindre ses objectifs au moindre coût possible. En d’autres termes, il s’agit d’être efficace sans se ruiner. Ainsi avec le kanban, on note qu’il n’y a pas besoin de gros investissements financiers. Cela explique que les délais de fabrication et de livraison sont considérablement réduits. Cette même réduction est notée au niveau des coûts de production et de stockage. Enfin, dès le début du processus, avec les étiquettes, la traçabilité des commandes est optimisée.

Toutefois, comme pour toute méthode de gestion, le kanban a des limites ou plutôt des exigences. En effet, afin que la méthode du Kanban puisse fonctionner de manière optimale, il faut une équipe de production fiable et réactive, mais aussi des bons fournisseurs. Sans cette dynamique la méthode ne marchera pas. Il leur faut également une bonne dose d’organisation pour s’assurer que la méthode soit appliquée dans l’entreprise sans heurts. on compare aussi souvent la méthode kanban au scrum.

Le management visuel

Le kanban est une forme de management visuel. Ainsi, le tableau kanban sur lequel sont mises les étiquettes sert de repère pour évaluer le travail, suivre le processus des commandes, etc. Il permet de juger de la cadence du travail et de savoir s’il y a lieu d’accélérer ou de ralentir. Le management visuel, plus globalement, s’appuie sur l’organe de sens l’œil pour gérer une entité ou même sa propre vie. En effet, au-delà de l’entreprise, on peut utiliser le management visuel pour gérer son calendrier, organiser ses taches au quotidien et faire de telle sorte que les urgences et les priorités puissent être identifiées à temps. D’un point de vue historique, le management visuel est l’un des pans de la réussite de la grande marque Toyota. Ainsi, la méthode kanban est seulement un parmi les nombreux outils du management visuel bien que le principe demeure le même. Il y a toujours la recherche de cette lisibilité, la facilité de la traçabilité et la réactivité requise. Par conséquent, les règles classiques du management ne doivent pas être négligées pour que le kanban soit d’une efficacité optimale. C’est tout l’intérêt de rappeler que le kanban n’est pas une méthode autonome mais une partie du management visuel. Que cela soit pour son utilisation originelle eu égard à la gestion de la chaîne de production, ou pour sa propension actuelle à servir la gestion des tâches, le kanban n’est efficace que s’il y a une communication fluide à la base et une bonne collaboration entre les parties prenantes.