Horizon 2022 : la certification QUALIOPI prend de l’ampleur

Le 1er janvier 2022 est l’échéance prévue pour rendre obligatoire la certification de qualité Qualiopi pour toutes les structures dispensant des formations professionnelles. Ces structures ont donc intérêt à entamer au plus tôt les démarches nécessaires pour se faire certifier à cette nouvelle norme qui remplace Datastock. En effet, l’horizon 2022 n’est plus si loin désormais. Qu’est-ce que la certification Qualiopi ? Comment l’obtenir ? Quels avantages pour votre activité ? Des réponses dans cet article.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Qualiopi est une norme destinée à attester de la qualité des divers processus mis en œuvre par les organismes agissant dans le cadre de la réalisation de bilans de compétences, de la validation des acquis de l’expérience ou de la formation par apprentissage. En raison de la crise sanitaire de la Covid-19, l’entrée en vigueur de cette certification initialement prévue en janvier 2021 a été repoussée pour janvier 2022.

Les critères de qualité sur lesquels porte la certification Qualiopi

Le référentiel national de la qualité définit 7 critères pour la réalisation de l’audit. Ces critères sont évalués sur la base de 22 indicateurs généraux et 10 indicateurs spécifiques.

1. La communication autour des prestations proposées, de leur déroulement, des délais pour accéder aux offres, des indicateurs de résultats.
2. La formulation d’objectifs précis associés à chaque prestation fournie et l’adaptabilité de la prestation au public bénéficiaire dès que cela est nécessaire.
3. La personnalisation des offres et des modalités d’accueil en fonction de chaque bénéficiaire à travers un accompagnement, un suivi sur mesure et une évaluation des performances.
4. La disposition des moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement permettant de réaliser les prestations dans les meilleures conditions.
5. Le développement des compétences et la qualification des ressources humaines chargées de fournir les prestations proposées.
6. L’investissement du prestataire dans son environnement professionnel pour renforcer son expertise dans le domaine.
7. Le recueil et la prise en compte des feed-back des parties prenantes par rapport aux services fournis pour une amélioration continue des offres.

Comment se passe la certification Qualiopi ?

Tout dépend du type de formation et de la taille de chaque structure. Toutefois, voici en général les étapes pour se faire certifier.

Étape 1 : se préparer en interne

Le processus d’obtention de Qualiopi peut se révéler assez long et complexe sans une bonne préparation en amont. Il est donc vivement recommandé de se faire aider par des spécialistes du référentiel Qualiopi. Par exemple, vous pouvez choisir l’accompagnement de SI Consulting pour mettre toutes les chances de votre côté grâce à des professionnels expérimentés dans l’univers de la formation.

Il s’agit de vous aider à maitriser le référentiel national qualité en vous fournissant des explications concrètes sur chaque indicateur du système. Par la suite, vous pourrez vérifier si votre organisme de formation respecte scrupuleusement les exigences de la norme. Si nécessaire, des solutions vous sont proposées pour améliorer l’organisation du travail.

Par ailleurs, les experts vous aideront également à élaborer en bonne et due forme les documents nécessaires à fournir lors de l’audit. De ce fait, vous pourrez aborder sereinement le reste de la procédure.

Étape 2: choisir votre organisme certificateur

Vous devez formuler une demande de certification à un organisme spécialisé labellisé par France Compétences et reconnu par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC). Vous trouverez facilement une liste de ces instances sur les sites spécialisés du gouvernement. Une fois votre demande acceptée, vous pourrez signer un contrat avec la structure de certification choisie.

Étape 3: passer l’audit initial

L’auditeur contrôle l’organisation et le fonctionnement de l’organisme de formation sur la base des indicateurs de qualité de Qualiopi. Cela peut se passer dans vos locaux ou dans ceux du certificateur. Pour chaque critère du référentiel, l’examinateur vous demande d’expliquer votre démarche. Vous pouvez également être amené à fournir des pièces justificatives pour aider à la vérification. La durée et les caractéristiques de l’audit dépendent principalement de trois facteurs :

• Le nombre de sites de formation concernés par la certification.
• La valeur du chiffre d’affaires de la formation.
• Le nombre de types d’actions associés au développement de compétences (actions de formation par apprentissage, actions de validation des acquis d’expérience, actions de réalisation des bilans de compétences).

À la fin de l’audit, vous obtenez un rapport provisoire de la part du certificateur qui vous indique les non-conformités mineures ou majeures éventuellement constatées. Si des non-conformités sont réellement identifiées, vous devez alors mettre en place un plan d’action pour corriger les insuffisances. Vous pouvez compter sur votre consultant externe spécialisé pour vous y aider.

Étape 4: obtenir votre certification Qualiopi

Dès que l’audit est favorable, vous obtiendrez votre certification après au moins un mois. Cette dernière est valable pour 3 ans. Vous recevez un kit complet contenant la charte d’usage, le règlement d’usage, la charte graphique et le logo QUALIOPI. Vous pouvez alors mettre en avant votre certification sur vos plateformes.

Que se passe-t-il après la certification ?

Votre organisme de formation doit rester disponible et se préparer pour l’audit de surveillance qui a lieu entre les 14e et 22e mois après la certification. Il se déroule généralement à distance et vise à vérifier si les non-conformités relevées au cours de l’audit initial ont été corrigées.

S’il n’y avait pas de défauts préalablement constatés, l’auditeur s’assure que vous continuez de respecter les exigences de la norme. À la fin du cycle de 3 ans, vous devez également passer un audit de renouvellement pour maintenir votre qualification Qualiopi.

Quelques avantages de la certification Qualiopi pour votre organisme de formation

Le respect de la norme améliore votre réputation auprès des structures de financement compétentes de l’État (OPCO). De ce fait, vos clients pourront bénéficier du financement de leurs formations à travers les fonds publics ou mutualisés. Par ailleurs, vous offrez une garantie solide à vos clients et partenaires en ce qui concerne le niveau élevé de qualité de vos techniques et pratiques de formation.

Cela vous permettra sans doute de gagner des parts de marché plus importantes. En interne, vous mettez en place une bonne dynamique de travail au sein de vos collaborateurs. En effet, la certification vous oblige à veiller sur le bien-être de chaque membre du personnel et à optimiser l’organisation de vos groupes de formateurs.

La certification Qualiopi deviendra en 2022 une nécessité pour tout organisme de formation professionnelle désireux de continuer sereinement ses activités. Pour vous faire certifier au plus tôt, vous pouvez compter sur l’accompagnement d’un consultant spécialisé pour passer chaque étape avec brio.