Comment assurer la gestion d’un immeuble d’entreprise ?

Comme pour les particuliers, les immeubles abritant plusieurs entreprises doivent aussi faire face à des soucis de gestion. Or, ces dernières sont souvent trop occupées par leurs activités pour gérer ces tâches chronophages. Que ce soit pour vos immeubles professionnels, vos locaux d’activités, vos entrepôts, ou encore votre immeuble de bureaux en copropriété, il est alors nécessaire de faire appel à un syndic. Dans cet article, nous allons voir ensemble les avantages d’un syndic en ligne pour la gestion d’un immeuble professionnel.

Qu’est-ce qu’un syndic ?

De manière générale, le syndic désigne une personne choisie par les copropriétaires d’un immeuble. Son rôle est d’en assurer la gestion des parties communes. Il est élu au cours d’une assemblée générale et peut être lui-même un occupant de l’immeuble. Or, choisir un copropriétaire comme syndic peut être source de tensions, suite à des problèmes de confiance ou de compétences aux yeux des autres copropriétaires.

Il est alors préférable de faire appel à un syndic professionnel. Conformément à la loi, il peut s’agir d’un agent immobilier ou encore d’une autre personne dont l’activité intègre les différentes tâches d’un syndic. Il est d’autant plus préférable de faire appel à un syndic professionnel pour les bâtiments à usage commercial ou professionnel. Spécialisé dans la gestion de locaux professionnels, il a les compétences nécessaires pour gérer un groupement d’entreprises, qui est plus complexe que pour un immeuble de particuliers classiques. Il est à noter qu’il n’y a pas de frais pour changer de syndic de copropriété en France.

Les rôles d’un syndic professionnel d’entreprise

Le syndic professionnel d’entreprise administre avant tout l’immeuble. Le choix de confier la gestion à un syndic doit être voté par tous les copropriétaires. Ce professionnel s’occupe de plusieurs tâches.

La gestion technique

Il a pour rôle de faire appliquer le règlement de copropriété et les décisions votées lors des assemblées générales, notamment en cas de vente ou de location. Mais ses missions ne s’arrêtent pas là. Il a également pour obligation de veiller à l’entretien et à la conservation de l’immeuble. Il s’occupe pour cela des contrats d’entretien, de la rénovation, de la maintenance, de la gestion des parties communes et des sinistres. Il réalise alors les démarches nécessaires auprès des assurances et s’assure de la remise en état de l’immeuble.

La gestion administrative

Le syndic facilite la vie aux copropriétaires en assurant le secrétariat, l’organisation des réunions et assemblées générales, l’archivage des dossiers, les recouvrements, etc.

La gestion financière

Il s’occupe de l’ensemble des obligations comptables et financières concernant les parties communes : appels d’offres, factures, les charges courantes, les comptes en cas de travaux, etc.

Les avantages de faire appel à un syndic en ligne

Comme vous avez pu le voir, le syndic libère les copropriétaires de l’ensemble des tâches d’ordre technique, administratif, fiscal ou encore comptable. Il s’assure du respect des normes et de la réglementation. Faire appel à ses services permet également de réduire les conflits et d’y voir plus clair dans la gestion de l’immeuble. En cas de faute, il est amené à dédommager les copropriétaires. C’est donc une solution plus que sécuritaire.

Pour encore plus d’efficacité, il est aujourd’hui possible de choisir un syndic en ligne, offrant encore plus d’avantages qu’un syndic classique.

Une meilleure visibilité sur les actions menées dans la copropriété

Grâce à un outil en ligne, les copropriétaires peuvent désormais suivre en temps réel le travail du syndic de copropriété. Il a notamment une meilleure visibilité sur l’aspect financier, en ayant la possibilité de connaître l’historique des mouvements sur son compte, ce qu’il a payé, ou encore le restant dû.

En cas de travaux menés au sein de l’immeuble, le copropriétaire pourra également consulter les demandes de devis, les propositions des prestataires, les rapports d’intervention, etc. Il en est de même pour les documents liés aux sinistres, ou encore les contrats des prestataires.

C’est aussi très pratique pour le conseil syndical, ayant pour rôle de contrôler le syndic. Il peut désormais obtenir les réponses à ses interrogations à n’importe quel moment.

Une bonne dose de modernité

Les logiciels proposés par les syndics en ligne présentent de nombreux aspects intéressants pour les entreprises copropriétaires. Parmi eux se trouve notamment une communication multicanale (courriers, mails, SMS, recommandés électroniques…). Ces nouveaux acteurs apportent la possibilité de numériser un grand nombre d’aspects de la copropriété, pour faire gagner du temps aux différentes personnes concernées.

Les copropriétaires ont aussi la possibilité d’assister à des assemblées générales dématérialisées grâce aux systèmes de vidéo ou d’audioconférence et de réaliser des votes par correspondance. Particulièrement utiles dans un contexte de crise sanitaire, ce type de démarches permet également de fluidifier les prises de décision et de minimiser les coûts.

Une meilleure disponibilité, réactivité et transparence

De nombreux copropriétaires connaissent des problèmes avec leur syndic, pour des questions de transparence, de coûts élevés, etc. Souvent mal outillés et peu organisés, les acteurs traditionnels profitaient de la couverture que leur offrait la loi. En effet, le contrat de syndic durait en moyenne 19 ans avant l’arrivée de la loi ALUR, ce qui n’incitait pas les acteurs du secteur à innover.

Cette loi impose désormais plus de transparence, de modernité et encourage la concurrence dans ce domaine. En plus de la disponibilité des documents liés à la copropriété, les copropriétaires peuvent désormais profiter de plus de disponibilité et réactivité, avec des syndics qui mettent à leur disposition leu standard téléphonique 24 h / 24, 7 jours sur 7.

Des coûts moins élevés

Les services des syndics en ligne peuvent coûter jusqu’à deux fois moins cher que les syndics traditionnels, et cela grâce à l’automatisation d’un grand nombre de ses tâches. En effet, ils digitalisent les tâches et documents administratifs qui prennent normalement énormément de temps. Certains proposent d’ailleurs des contrats d’une durée plus limitée, soit d’un an, contre 2 à 3 ans en moyenne pour les acteurs traditionnels.

En résumé, le syndic de copropriété en ligne fournit l’ensemble des services d’un syndic de proximité ? Il s’occupe de tout pour les entreprises, afin que celles-ci puissent vaquer à leurs occupations. Mais il apporte en plus des services digitaux très intéressants pour les copropriétaires.