Comment gérer la prise de congés de vos employés ?

Utiliser un planning pratique

Télécharger un planning des congés sur Excel est sans doute la meilleure solution pour la gestion des congés. Profitez d’internet pour essayer des bonnes pratiques. Vous ne risquez pas de rester seul au bureau, suite à un départ en congé en même période d’une bonne partie de l’équipe.

Mais qu’est-ce qu’un planning de congés ?

Un planning de congé désigne un outil de gestion utilisé par les responsables des ressources humaines. Il sert à contrôler et à organiser et à assurer la gestion congé et absence de chaque collaborateur. Autrement dit, vous aurez un récapitulatif sur les jours travaillés par l’employeur à tout moment.

Il est bon de savoir qu’il existe quelques types de congé :

Congé payé

Comme déjà mentionné auparavant, le congé payé varie de 1 à 3 jours par mois, soit de 12 à 36 jours par an. Chaque salarié est libre de prendre des jours ouvrables, en fonction de ses besoins particuliers. Malheureusement, la plupart des employeurs n’acceptent pas un congé de plus de 7 jours de suite afin de garantir la continuité des services.

Congé non payé

Comme le nombre de congés payés est limité, le travailleur peut demander une période de congé non payé. Il n’aura pas à rompre son contrat, seulement de négocier une petite pause non rémunérée. L’entreprise a le droit de refuser la demande lorsque la durée demandée dépasse du nombre de jours de congés autorisés. Il est toutefois possible d’établir un accord suivant les besoins des deux parties.

Congé exceptionnel

Ce type de congé est relatif à la maladie, à l’assistance d’enfant malade et à d’autres motifs. Le travailleur devrait présenter un motif valable pour rejoindre un centre de santé ou de bénéficier d’un repos à domicile. L’absence est ainsi justifiée, n’entraînant aucune répercussion sur le solde de congé.

Pour les femmes enceintes, elles bénéficient d’un congé de maternité pendant 3 mois en moyenne. Elles partent 6 semaines avant l’accouchement et 8 semaines après l’accouchement. La gestion des congés est mise en place à l’avance.

Les permissions

Les permissions sont des jours non travaillés non déduits au solde congé. Le salarié négocie avec son supérieur hiérarchique pour s’absenter du bureau. Il faut mentionner des motifs valables, notamment les situations difficiles dans la vie du salarié : décès d’un proche, maladie de l’enfant ou du conjoint, problèmes avec la banque, déménagement, etc.

En règle générale, les permissions ne devraient pas dépasser deux jours. Si le collaborateur a besoin de s’absenter pendant trois jours et plus, il doit déposer un congé payé en urgence. Pour les employés qui poursuivent encore des études, les permissions concernant les heures de départ du travail au quotidien. Par exemple, si l’heure de sortie est fixée à 18 heures, le salarié peut être autorisé à quitter le bureau à 16h ou à 18h, jusqu’à la fin de ses études.

Quels sont les avantages d’un planning de congés ?

Vous profiterez d’un tableau qui présente différentes informations sur chaque personnel, son nombre de congés et le type de congé. Vous pourrez jeter un œil sur cette présentation au quotidien afin de planifier au préalable la gestion des ressources. Vous aurez l’opportunité d’accepter ou de refuser la demande de congé selon les personnels nécessaires au quotidien. Pour commencer, utilisez des outils accessibles gratuitement. Saisissez dans le tableau tous les demandes de congés de vos collaborateurs. Vous pouvez déposer une feuille de papier pour chaque département pour inscrire les demandes de congé.

Quid d’un logiciel de gestion de congés sur mesure ?

Mais comment gérer les congés des employés ? Au fil du temps, lorsque le nombre de vos employés augmentent, pensez à utiliser un logiciel de gestion des personnels. Vous aurez l’opportunité de gérer de nombreux sujets à la fois : congés, absences, retards, paies, etc. En quelques clics, toutes les informations sur chaque employé apparaîtront sur votre écran. A chaque dépôt de demande de congé, le supérieur hiérarchique obtiendra une notification. A la réponse, positive ou négative, le salarié reçoit également un mail.

Grâce à cet outil, le calcul du salaire et des primes de chaque employé sera plus facile. Vous n’aurez plus à utiliser des documents en papier. Ce qui signifie que le logiciel sera lié avec les outils utilisés par les comptables de l’entreprise.

Adopter des règles de base

Chaque entreprise requiert des conventions collectives concernant particulièrement les congés. Tous les règlements de l’enseigne doivent être présentés aux nouveaux recrutés avant de procéder à la signature du contrat de travail. Alors que vous envisagez de monter votre propre entreprise, il est important de penser au préalable les règles de base sur les congés, également appelés absences payées.

Toutes les entreprises sont libres d’adopter des réglementations concernant la gestion de congé. Chaque employé devrait être au courant de quelques consignes.

L’envoi de la demande du congé

Les congés à l’improviste, sauf en cas d’urgence, peuvent avoir des conséquences néfastes sur la productivité de l’entreprise. Il est important d’imposer une limite de la demande de congé. Par exemple, l’employé doit informer son supérieur hiérarchique au moins 10 jours avant sa date de départ. Ce qui permet largement de prévoir les passations à effectuer. L’employé peut également avancer toutes ses tâches professionnelles pour anticiper son absence.

Certaines grandes entreprises exigent même une prévision des congés à 2 mois. La validation définitive se déroule 1 mois avant la date de départ.

La validation du congé

Gérer les congés payés peut être parfois compliqué. La validation du congé passe généralement par deux personnes : le supérieur hiérarchique et le responsable des ressources humaines. Ces deux professionnels s’assurent que les congés des membres de l’équipe ne chevauchent pas, notamment en périodes de fête. Par exemple, pour une équipe d’une dizaine de personnes, seuls 5 d’entre eux peuvent partir ensemble lors des grandes vacances. Les autres attendent les retours des vacanciers avant de partir. Les RRH doivent garantir les négociations pour l’intérêt de l’entreprise mais aussi des employés. Traitez par ordre priorité congés payés.

Le cumul des congés

Certains employés essayent de ne pas partir en congé pendant plusieurs mois pour profiter d’une longue période de vacances à la fin de l’année. Cependant, vous pouvez limiter le nombre de jours de congé maximal. En même temps, évitez de rémunérer les congés non consommés qui risquent d’exploser le budget pour les charges des personnels. Tous les 6 mois, procédez à la suppression des congés qui excèdent de 10 jours pour encourager vos collaborateurs à partir en congé. Par ailleurs, il convient d’optimiser les communiqués en interne à titre de rappel sur le délai de planification des congés. Vérifiez régulièrement le planning ordre des départs en congés.

Est-il possible de modifier la date de congé ?

Après la validation d’un congé, un salarié prévoit déjà différents programmes en fonction de ses besoins. Pour des questions d’organisation en interne, le manager peut demander à son collaborateur de repousser la date du congé. Ce qui devrait avoir lieu un mois avant la date de départ prévue au minimum. Si ce délai n’est pas respecté, le salarié est libre de refuser la proposition. Une bonne négociation s’avère nécessaire pour l’intérêt des deux parties.

Par contre, le Code de travail privilégie les notifications tardives si le motif de la modification de la date de congé est lié à l’intérêt économique de la société. Vous aurez à justifier l’importance de la présence du collaborateur. Si le collaborateur accepte, mettez à sa disposition des avantages intéressants : transport, déjeuner, prime, etc. Il est bon de savoir que le refus de la modification de la date de congé peut être un motif de sanctions lourdes ou encore de licenciement.

Le délai d’information de la modification des dates de départ peut être ajusté via une convention collective. Suivant l’article article L3141-16 sur la loi du Travail, l’employeur peut repousser ou avancer la date de départ en congé d’un salarié dans un délai fixé par un accord d’entreprise.

Quid du congé annuel ?

Il est important de noter que la prise de congé légale est limitée entre le 1er mai et le 31 octobre. Cependant, vous n’êtes pas obligé de mettre de la pression sur vos employés pour respecter ce délai. Essayez d’être plus flexible pour optimiser l’esprit d’appartenance de chaque collaborateur.

En ce qui concerne la fermeture annuelle de l’entreprise, elle se tient généralement pendant 2 à 3 semaines, à la fin de l’année ou encore au mois de janvier. Avant de prendre une décision, vous avez intérêt à demander l’avis des délégués du personnel. Vous pouvez négocier avec les salariés concernant la déduction de ce type de congé sur le solde congé. Pour une fermeture de 2 semaines, vous pouvez par exemple déduire 5 jours du solde congé de chaque employé est considéré comme repos exceptionnel la seconde semaine.