Comment bien rédiger une fiche de poste?

Chaque entreprise applique des stratégies spécifiques pour les recrutements, les suivis et les évaluations. La plupart des personnes morales proposent une fiche de poste dans le cadre de la recherche de nouveaux profils. Ce type de document se révèle également d’une grande importance pour les salariés déjà en poste.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

Par définition, la fiche de poste désigne un document qui rassemble les informations importantes sur un poste donné. Elle est utilisée lors d’un recrutement mais également lors de l’évaluation d’un employé. Plus précisément, il s’agit de la carte d’identité d’un poste. En externe comme en interne, ce type de fiche informe sur les responsabilités d’un salarié. Ce document tient le rôle d’outil de communication indéniable à chaque recrutement.

En règle générale, la fiche de poste désigne l’annonce publiée par le recruteur dans les médias et les réseaux sociaux. Elle rassemble les grandes lignes sur les offres de travail d’une entreprise.

Même si la fiche de poste n’est pas obligatoire, elle s’avère favorable dans l’intérêt de l’entreprise. Dans le cas où vous avez plusieurs recrutements en parallèle, rédigez des fiches de poste uniquement pour les postes stratégiques. Il est bon de retenir que ce type de document peut être modifié en fonction des activités en interne. Alors que le salarié décroche une promotion, le contenu de la fiche devrait être révisé. Il en est de même après une réorganisation de l’équipe, surtout lorsque les activités supplémentaires.

Pourquoi la rédiger ?

La fiche de poste s’avère incontournable dans quelques processus : recrutement et évaluation. Elle permet en même temps de juger le sérieux de l’employeur ainsi que sa notoriété.

Cibler les meilleurs candidats

A chaque offre d’emploi, les annonceurs ciblent des profils en particuliers pour chaque poste libre au sein d’une entreprise.

Comme il s’agit d’un récapitulatif des éléments relatifs à un futur métier, les chercheurs d’emploi auront une idée sur les exigences de l’entreprise. Elle mentionne le profil recherché en imposant des critères sur le niveau intellectuel, les expériences professionnelles ainsi que les autres points forts. Les futures missions sont déjà citées pour que le postulant puisse mener une auto-évaluation au préalable. Ce qui signifie que les candidats seront parfaitement conscients des attentes de l’employeur avant de déposer la candidature.

Engager le meilleur profil

Pour les ressources humaines, la fiche de poste définit le profil idéal du nouveau collaborateur. L’entretien d’embauche se concentre sur les détails déjà mentionnés. Comme les candidats à un poste sont généralement nombreux, les gestionnaires de talents n’auront pas de mal à repérer le postulant qui pourrait assurer les activités prévues. Le recruteur prévoit des questions qui se rapportent à la capacité du candidat.

Établir une grille d’évaluation efficace

Lorsque le nouvel employé intègre l’entreprise, la fiche de poste la servira de référence pour démarrer son travail. Cependant, une passation de service permettra d’obtenir toutes les consignes plus précises. Au fil du temps, la fiche de poste verrouille les périmètres d’intervention du collaborateur. Elle sera ainsi utile pour les évaluations. L’employeur mesure les compétences du salarié suivant chaque point cité dans le document. Ce qui signifie que le suivi et l’évaluation de chaque employé devient plus facile.

Définir des objectifs réalistes

Grâce à la fiche de poste, l’employé devrait arriver facilement à fixer ses objectifs sur une période déterminée. Mieux encore, il n’aura pas de mal à établir un planning, que ce soit pour les projets à court ou à long terme. Il dispose déjà des informations nécessaires concernant les attentes de son employeur.

Par qui est établie la fiche de poste ?

Comme la fiche de poste est une description du métier, sa rédaction revient au responsable de département du futur employé. Ce chef d’équipe, grâce à son poste, dispose des idées les plus claires sur les missions à réaliser pour chacun des membres de son équipe. Par ailleurs, les responsables des ressources humaines ou un chargé de recrutement peuvent aussi créer la fiche de poste. Ils respectent des informations basiques établies par le chef d’entreprise.

La plupart des établissements professionnels confient la rédaction de tous les descriptions de chaque poste aux gestionnaires de talents. Lors de la création d’un nouveau poste, l’initiateur du projet, d’où généralement le chef d’équipe, se charge de la conception de la fiche de poste.

Avant la publication de la version finale, le responsable de département et les ressources humaines doivent prévoir une réunion. Ce qui permet de réaliser les dernières modifications et vérifications.

Alors que vous envisagez de créer une entreprise, la première étape consiste à établir votre organigramme. Dès que vous avez la liste des postes indispensables pour réussir votre projet, vous pouvez commencer à rédiger les fiches de poste respectives. Conservez précieusement vos documents pour faciliter la production de contenus lors du recrutement. Chaque fiche de poste devrait ensuite être intégrée dans le logiciel d’évaluation. Ce qui permet d’obtenir des résultats fiables concernant la performance de chaque travailleur.

Que contient une fiche de poste ?

Les recruteurs attirent les meilleurs candidats pour chaque poste qui pourraient contribuer au succès de l’entreprise. Une description des qualifications et des missions permet sans doute de rencontrer le bon candidat dans les meilleurs délais.

Présentation de l’entreprise

Au début de l’annonce, le recruteur doit évoquer quelques détails sur son entreprise. Il n’est pas obligatoire de dévoiler la dénomination de l’enseigne. Il suffit d’annoncer le secteur d’activité. Vous pouvez également présenter le département qui propose l’offre d’emploi.

Les descriptifs du poste

Il est recommandé de mettre en gras et en grande taille de police l’intitulé du poste. Par la suite, utilisez des caractères standards pour proposer les informations ci-après :

• Le résumé du poste
• Les conditions d’exercice, voire le type de contrat (CDI, CDD, intérim), les horaires (travail à temps plein/ à mi-temps) et le lieu de travail.
• Les missions
• La rémunération et les avantages (mutuelle santé, cantine, transport, crèche d’entreprise, salle de sports, etc)

Les exigences sur le profil du candidat

Sélectionnez au préalable les candidats qui essayeront de vous contacter en vue d’obtenir un poste vacant au sein de votre enseigne. Il faut préciser le niveau d’étude ainsi que les expériences professionnelles. Sans oublier les savoir-faire et autres critères importants.

• Diplômes et expériences souhaités
• Compétences : en langue, en informatique, etc.
• Disponibilité

La plupart des fiches de poste se basent sur les parties intellectuelles des postulants. Elles mentionnent rarement les exigences sur la personnalité de l’employé idéal : dynamisme, intégrité, esprit d’équipe, etc. Toutefois, afin d’optimiser ses chances, le candidat a intérêt à inclure ces détails dans son CV pour le rentre attractif.

Quelles erreurs ne pas commettre ?

Une fiche de poste devrait être présentée uniquement sur une seule page. Vous avez intérêt à afficher les points importants concernant le poste. Évitez de relater tous les détails précis du travail : emplacement exact, organigramme détaillé, travail de nuit occasionnel, etc. Le document ne devrait pas dévoiler les organisations en interne de votre entreprise ni divulguer des contraintes liées au poste à pourvoir. Dans le cas où vous souhaitez préserver votre grille salariale, évitez de mentionner le salaire moyen prévu. Ce détail serait évoqué uniquement lors de l’entretien.

Il est possible de résumer les informations à dévoiler au grand public. Proposez des textes courts pour vos annonces de recrutement. Vous pouvez ensuite proposer une version complète de la fiche de poste lors de l’entretien de présélection des candidats.

Evitez les pièges de discrimination en mettant en avant des traits physiques spécifiques des candidats adaptés à votre entreprise. Votre entreprise risque de perdre sa notoriété en privilégiant uniquement des personnes non handicapées et de beauté irréprochable. Concentrez-vous sur les formations, les expériences et les compétences pour évaluer les candidatures. Par contre, si vous devez annoncer des critères liés à la présentation physique du futur employé, assurez-vous que ceux-ci correspondent aux missions à assurer. Par exemple, il serait raisonnable d’exiger la candidature d’un homme de plus de 1,70 m lors du recrutement d’un agent de sécurité.

Exemple de trame de fiche de poste

Le manager du futur collaborateur et les ressources humaines peuvent prendre du temps dans l’élaboration d’une fiche de poste. Il convient de bien définir le périmètre d’intervention du professionnel ainsi que les résultats attendus avant d’imposer toutes les exigences. Assurez-vous que l’intitulé du poste rime avec les missions et les qualifications des candidats. Suivez l’exemple suivant pour réussir rapidement votre première fiche de poste.

• Nom de l’entreprise et/ou Secteur d’activité
• Intitulé exact du poste (avec rattachement hiérarchique si nécessaire)
• Type de contrat (Avec durée exacte s’il s’agit d’un CDI)
•  Missions (par ordre d’importance)
• Objectifs à atteindre (Proposer une vaste description du projet avec les résultats attendus)
•  Formations et diplômes
• Expériences professionnelles
• Savoir-faire
• Savoir-être (facultatif)
• Conditions de travail
• Moyens mis à disposition
• Rémunération (facultatif)
• Orientation sur l’envoi de la candidature (dossiers requis, adresse mail et date limite de la candidature)
• Date de prise de poste envisagé

Dans le cas où vous n’arrivez pas à trouver la bonne personne après quelques semaines, n’hésitez pas à ajuster le contenu de votre fiche de poste. Éliminez les phrases trop longues et difficiles à comprendre. En ce qui concerne la description des tâches, privilégiez les verbes d’action : « fournir », « effectuer », « collecter », etc.