Comment faire une fiche de paie sur Excel ?

Comme tous les départements, celui des ressources humaines utilise des logiciels spécialisés pour accélérer les tâches qui sont confiés aux responsables. Excel, reconnu comme un outil d’organisation polyvalent, est classé parmi ces logiciels qui sont utilisés principalement par les petites et moyennes entreprises. En tant qu’outil de traitement de données, il permet aussi de calculer le salaire et de faire une fiche de paie. Découvrez à travers cet article comment y procéder.

Quelles sont les étapes à réaliser ?

Bien plus sérieux que les autres documents administratifs, une fiche de paie doit être établie à la lettre en suivant des étapes précises. Un système d’organisation comme celui de la société Carte Blanche est incontournable pour gérer au mieux la paie du personnel.

Pour être sûr de ce que l’on réalise, il est préférable de jeter un œil sur un modèle de fiche de paie et prendre inspiration. Payfit propose plusieurs modèles répondant aux normes exigées, à télécharger gratuitement. Les gestionnaires de paie ou/et les agents comptables sont recommandés de s’intéresser aux actualités juridiques.

Ajouter un entête

Avant d’entrer dans les détails, il faut d’abord noter qu’une entreprise se doit d’avoir son propre logo. Il s’agit d’un symbole de l’identité de l’entreprise. Cela dit, le logo doit être visible sur l’entête. Sur une feuille Excel, tout est possible. Pour ajouter un, choisissez tout d’abord la case où vous voulez mettre votre logo. Si vous souhaitez concevoir des bulletins de paie standards, il est conseillé de placer le logo sur le côté gauche de l’entête. Pour poser votre logo sur la feuille Excel, il suffit de cliquer sur « insertion », puis sur « illustration » et sur « images ». Ensuite, on sélectionne le logo de l’entreprise.

Il faut également mettre quelques informations concernant l’entreprise en bas du logo. Vous pouvez mentionner, par exemple, le local, le contact (mail, numéro téléphone, etc.), la sécurité sociale.

L’entête doit également contenir les informations sur l’employé : son nom, prénom, matricule, le poste qu’il occupe, sa date d’embauche, son ancienneté, son numéro de sécurité sociale. Ces derniers vont se placer à droite de l’entête puisque ce sont les renseignements sur l’entreprise qui se trouvent à gauche. Enfin, il faut insérer dans l’entête la date du paiement du salaire.

Intégrer les mentions obligatoires

L’entreprise doit obligatoirement délivrer un bulletin de paie à chacun des employés. Cette loi est définie depuis le 1er janvier 2020. De leur côté, les mentions obligatoires d’une fiche de paie sont régies par l’article R. 3243-1 du Code du travail.

• L’identité de l’entreprise : la dénomination, l’adresse, le numéro SIREN, le code APE ou code NAF, la convention collective applicable
• L’identité du salarié : le nom et prénom, l’adresse, le poste, la position, le coefficient de salaire, le numéro de sécurité sociale, le salaire de base, le taux horaire.
• Les éléments sur la rémunération : la période rémunérée, la base de calcul du salaire, le salaire brut, la somme perçue par le salarié, le montant prélevé par les cotisations sociales, les heures supplémentaires avec le taux applicable, le prime d’ancienneté (s’il y en a), les avantages en nature, l’indemnité de congé, la date de paiement et le cumul.
• Les cotisations sociales : le taux, le montant, l’assiette, la personne qui les finance

Cette dernière se décompose en 3 parties, à savoir les charges patronales (versées par l’employeur) ; les charges salariales (de la part du salarié) ; les charges mixtes (payées par l’employeur et l’employé).

On peut y trouver les cotisations de santé, d’accident de travail et de maladies professionnelles, de retraite, d’assurance chômage, de famille, de contributions, des exonérations et allègements, CSG, CRDS.

Pour réaliser cette étape, il faut avoir de l’expérience en calcul des cotisations sociales.

1. Les cotisations patronales et salariales
2. Les versements et retenues : doivent être présentés au cas où l’employé jouirait d’avantages sur les logements, transports et tickets restaurants
3. Prélèvement à la source : la base et le taux personnalisé, le montant total de l’impôt déduit
4. Salaire net : le montant et la date de paiement
5. Les mentions juridiques : recommandant l’employé de « conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » et « consulter la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr ».
6. Les mentions facultatives : la date d’ancienneté et la matricule RH

Automatiser les calculs avec Excel

Puisque les calculs sont incontournables dans la réalisation d’un bulletin de paie, les responsables ressources humaines doivent maîtriser la gestion d’automatisation des calculs sur Excel. En effet, cet outil effectuera les calculs à votre place pour ne pas perdre du temps. Une vérification doit quand même être effectuée pour éviter les erreurs au niveau de la rémunération.

Terminer par les parafes

Le bulletin de paie est un document administratif qui doit contenir des parafes. Ces derniers incluent la signature et le cachet de l’entreprise. La signature du directeur des ressources humaines et du président directeur général de l’entreprise doivent y figurer en bas.

Pourquoi faire une formation fiche de paie ?

Le métier de gestionnaire de paie est très sensible puisqu’il s’agit d’un enjeu financier très important. L’établissement des fiches de paie des employés doit être conforme à une législation définie par le Code du travail.

Pour une mise à jour des compétences

Comme chaque métier évolue avec le temps, les compétences doivent aussi être à jour. Pour cela, s’auto-former ou joindre un établissement de formation spécialisée en paie est conseillé. Pour rappel, une formation en paie se compose de plusieurs modules tels que le bulletin de paie, les travaux post-paie, la fiscalité de la paie, la comptabilité, les cotisations de prévoyance et de retraite et bien d’autres. Il est aussi possible de suivre une formation qui répond aux besoins particuliers d’une entreprise. Pour tout cela, il existe la formation paie Lefevbre Dalloz.

Pour répondre aux normes juridiques et financiers

L’établissement d’un bulletin de paie doit répondre aux normes exigées par le Code du travail. Chaque entreprise est tenue de respecter une règlementation prédéfinie. En plus de l’enjeu juridique, poursuivre une formation est aussi important pour établir en toute efficacité le salaire des employés et gérer les cotisations patronales.