En comptabilité, comment gérer les factures non parvenues ou « FNP » ?

La tenue des comptes est l’une des missions les plus importantes dans la vie d’une entreprise. Toutes les dépenses engagées doivent être portées dans les livres comptables pour assurer une bonne gestion de la comptabilité. Ainsi, même si une facture qui justifie l’achat d’un bien ou d’un service effectué par la société n’est pas encore à la disposition du comptable, il est toujours important que cette charge soit mentionnée dans les données de comptabilités. On parle alors de facture non parvenue ou encore « fnp ». Pour savoir ce que c’est réellement, dans cet article, nous allons parler de la gestion des factures non parvenues.

Les essentiels à savoir sur la fnp

Avant de parler de la gestion de factures non parvenues, voici toutes les informations nécessaires à savoir.

Définition de fnp

Également appelée « facture à recevoir », la facture non parvenue (fnp) concerne un bien livré à une entreprise, à un service effectué en faveur de cette entreprise durant un exercice comptable, sans que celle-ci n’ait reçu la facture y afférente avant la clôture de cet exercice. Il y a une fnp lorsqu’il y a un décalage entre la livraison du bien ou offre de service et la réception de la facture. Ce cas se produit surtout pour les prestations de sous-traitance qui sont la plupart des temps facturés le mois suivant la livraison des biens et des services.

L’importance d’une facture

La facture est un document très important, car elle sert de justificatif pouvant permettre la comptabilisation. Elle doit donc être conservée avec prudence et délicatesse. Trois montants doivent être mentionnés sur une facture dont : le montant HT, la TVA et le montant TTC.

La fnp peut-elle être reportée sur le prochain exercice ?

Il faut noter que la fnp ne peut pas être reportée sur l’exercice suivant. Elle sera prise en compte, mais d’une manière bien spécifique.

Identifier les fnp : comment s’y prendre ?

Pour identifier les fnp, il vous suffira de savoir quels sont les achats effectués par l’entreprise, les services qui ont été réalisés pour l’entreprise et pour lequel la facture n’a pas encore été reçue.

Utilité de la comptabilisation des fnp

Il est important de comptabiliser les fnp car celles-ci ont une influence sur la comptabilité de l’entreprise et sur la gestion de l’entreprise

Impact des fnp sur la comptabilité de l’entreprise

Les fnp permettent de voir en avance les charges liées à un exercice comptable. Même si les dépenses n’ont pas encore été facturées, vous pourriez toujours les intégrer dans le résultat d’un exercice comptable.

Impact des fnp sur la gestion de l’entreprise

En plus de neutraliser les retards entre la livraison des biens, la réalisation d’un service et l’enregistrement d’une facturation, les fnp ont un impact sur la gestion de l’entreprise. Pour donner une image fidèle de l’entreprise, le passage de l’écriture de fnp est primordial. Et si on ne les comptabilise pas, cela donnera une tache supplémentaire au service de la comptabilité.

Cela aide également à limiter les factures non reçues. Grâce à la fnp, vous pourriez garder un œil sur les factures à échoir, les factures à recevoir, les factures à payer, etc.

Quels sont les comptes à utiliser pour une fnp

En comptabilité, la fnp est représentée par le compte 408 nommée : « Fournisseurs-Factures non parvenues ».  Ce compte comprend plusieurs subdivisions.

Le compte 4081

Ce compte correspond aux factures non parvenues des fournisseurs de biens et de services. Les factures à recevoir de ces différents fournisseurs seront donc enregistrées dans ce compte.

Le compte 4084

Ce compte correspond aux factures non parvenues des fournisseurs d’immobilisations.

Le compte 4088

Ce compte correspond aux factures non parvenues d’intérêt des fournisseurs. L’expert comptable enregistre les éventuelles pénalités de retard de paiement.

En comptabilité, ces pénalités de retard de paiement doivent être évaluées fournisseur par fournisseur. Il ne faut jamais les évaluer de façon globale.

Comment bien saisir la fnp ?

Le saisi des fnp se fait par écriture d' »extourne » (passer de l’écriture inverse à l’écriture initiale). Pour ce faire, rangez les fnp au passif dans la ligne intitulée « dettes fournisseurs et compte rattaché ». Vous trouverez dans ce compte 408, les fournisseurs de bien et services (compte 4081), les fournisseurs d’immobilisation (compte 4084) et les fournisseurs (compte 4088). L’écriture sera inversée à l’ouverture du prochain exercice. Ce qui se trouve au débit va se retrouver au crédit. Généralement, cette « extourne » se fait automatiquement par votre logiciel de comptable. C’est d’ailleurs la meilleure option pour assurer l’opération.

L’extourne va éviter que la facture ne soit comptabilisée deux fois.

Exemple de fnp

Pour un fnp, la facture arrive toujours après l’échéance. C’est-à-dire, pour la clôture d’un exercice N, le travail de l’expert-comptable ne se fera qu’au début de l’exercice N+1. Bien évidemment, il y aura un décalage entre cette facturation et l’exercice auquel elle se rapporte, car cet exercice doit être rattaché à l’exercice N.

Voici un exemple concret :

Normalement, l’écriture comptable se termine toujours le 31 janvier. Le 20 janvier, vous avez reçu les marchandises commandées, mais la facture ne vous sera parvenue que le 10 février. Dans ce cas, il vous faudra enregistrer une Fnp au 31 janvier.

Est-il possible de réduire le nombre de factures non parvenues ? Si oui, comment s’y prendre ?

L’absence de facture est souvent causée par une négligence ou un oubli venant du fournisseur. Alors, pour réduire le nombre de factures non parvenues, nous vous conseillons de porter une attention particulière à l’ensemble des dépenses de l’entreprise et de bien s’assurer que chacune d’elles est bien attachée à une facture. En faisant cela, vous ne risquerez pas d’oublier les factures et vous gagnerez du temps sur votre comptabilité.

Pour conclure, une facture non parvenue existe lorsqu’un bien a été reçu avant la clôture de l’exercice comptable, mais pour lequel la facture d’achat n’est pas encore à la possession de l’entreprise pendant l’arrêt des comptes. Elle existe également lorsqu’une prestation de services a été effectuée, mais que la facture provenant du prestataire n’a pas encore été reçue au moment des clôtures de comptes. Il est primordial de les gérer pour veiller à la comptabilité de l’entreprise et ainsi veiller à la gestion de l’entreprise. C’est donc une tache très importante que les comptables ne devraient pas négliger.