Comment réussir son événement d’entreprise?

Les événements d’entreprise de grande envergure tels que les salons, les séminaires, les journées team-building, etc. nécessitent une bonne organisation de départ pour avoir les résultats escomptés. Qu’il s’agisse de conquérir les clients ou de fédérer les équipes, une préparation rigoureuse qui ne laisse pas de place à l’improvisation est de mise. Vous devez donc mettre en place une organisation bien huilée, mais aussi vous servir d’outils qui vous faciliteront la tâche. Focus sur les bonnes pratiques à observer pour réussir vos événements d’entreprise.

Définir l’objectif et la cible du projet

Tout événement à mettre en place dans votre organisation doit répondre à un besoin particulier pour que vous puissiez anticiper les résultats ainsi que les ressources à mobiliser pour les atteindre.

Il s’agit donc de définir en premier lieu l’objectif de l’événement : se rapprocher des clients, lancer un nouveau produit, conquérir de nouveaux prospects, promouvoir un nouveau service, animer les équipes de l’entreprise… Une fois que vous aurez identifié l’objectif, il sera plus facile d’établir une stratégie globale de communication adaptée aux cibles et qui sera en adéquation avec votre activité. Ces données sont également utiles pour déterminer le type d’événement d’entreprise le plus adapté à votre objectif : salon, séminaire, exposition, soirée, conférence, atelier technique, etc.

Prévoir un branding percutant

Le branding événementiel est important, car l’événement permet de communiquer autour des activités de l’entreprise et donc de votre marque. Vous devez donc le mettre à profit pour servir vos objectifs stratégiques. Pour ce faire, vous pouvez par exemple concevoir un visuel spécialement pour l’événement en vous basant sur votre charte graphique de l’entreprise afin d’assurer la continuité avec la marque. Ce visuel devra ensuite être utilisé sur toutes les communications qui seront émises dans le cadre de la promotion de l’événement.

Vous pouvez penser à faire concevoir des objets publicitaires tels que le t-shirt par exemple, que vous pouvez faire fabriquer par un spécialiste en t-shirts personnalisés et distribuer à vos collaborateurs, à vos équipes lors d’un team building ou aux premiers venus à votre événement. Vous pouvez aussi vous en servir pour distinguer les différentes équipes à l’oeuvre lors d’un salon et en assurer la visibilité par les visiteurs.

Notez que d’autres objets publicitaires personnalisés peuvent aussi être conçus dans le cadre de votre communication branding : la gourde, le sticker, le tatouage éphémère, la casquette, le sweat-shirt, le polo, le stylo, etc.

Faire du bruit sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un outil de communication que vous devez mettre à profit pour optimiser le taux de participation des cibles à votre événement. Vous pouvez notamment vous servir de Facebook Ads et Twitter Ads pour faire de la publicité ciblée (SEA).

Vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs d’envoyer de leur côté des invitations afin d’augmenter le nombre des participants. L’utilisation des réseaux sociaux professionnels reste de mise, même dans le cadre d’un événement interne à l’entreprise : ils peuvent être pratiques pour inciter tout le monde à participer avant et pendant l’événement. Invitez les participants à utiliser leurs réseaux corporate pour parler de la journée qu’ils passent. Vous ferez vivre votre entreprise à travers ce canal et créerez un lien plus naturel avec vos cibles.

Choisir le bon moment

Il est essentiel de choisir le bon moment pour l’organisation de l’événement de l’entreprise si vous voulez qu’il attire du monde. Dans le cas d’un événement grand public réservé à votre société, pensez à vérifier qu’il ne se déroule pas d’autres événements d’ampleur le même jour, car vous risquez de perdre l’audience destinée à assister à la vôtre.

De même, évitez autant que faire se peut de l’organiser pendant les vacances scolaires, car les gens sont souvent en déplacement pour l’occasion, ainsi que les lundis, durant lesquels la motivation des cibles est la plus difficile à activer. Si votre événement est festif, vous pouvez opter pour le week-end, sinon préférez le mardi, mercredi et jeudi. Les fins de semaine conviennent mieux pour clôturer vos manifestations avec une belle animation.

Faire preuve de créativité

Se démarquer des autres entreprises est un objectif que vous devez constamment observer, dans toutes les actions que vous entreprenez et plus particulièrement dans le cadre de l’organisation d’une manifestation. Vous devez profiter de votre événement pour faire la différence et créer une valeur ajoutée, raison pour laquelle la créativité doit être mobilisée non seulement dans le choix du type d’événement à organiser comme le teambuilding, mais aussi le lieu et son aménagement, la décoration, les animations, les supports, etc.

Côté animations, sachez que le choix est large à présent que le public est habitué à ce que l’entreprise organise ce type de manifestation. Il attend aussi plus d’originalité, et aujourd’hui il est facile de trouver des animateurs professionnels pour ces événements. Pour les manifestations en interne, il est possible de disposer d’une liste d’activités originales comme le paintball, l’escape-game, le laser-game, le parapente, etc.

Solliciter le retour des participants

Si vous organisez votre événement d’entreprise de manière ponctuelle, le feedback des participants sera très important, car vous pourrez vous baser sur les avis que vous collectez pour améliorer votre concept.

Par ailleurs, demander des feedbacks est aussi un moyen de signifier à vos clients et salariés que vous avez à cœur leur satisfaction et que leur impression compte dans la mise en œuvre de vos projets. Ils n’en seront que plus impliqués et cela les poussera à participer aux autres éditions pour se rendre compte par eux-mêmes des améliorations.

Soigner la logistique

La logistique est un élément auquel vous devez porter une grande attention lors de la préparation de votre événement. Vérifiez que la salle a la capacité idéale pour accueillir le nombre de participants prévus, les équipements requis pour le déroulement des activités (micros, haut-parleurs, écrans, etc.), la sécurité, la qualité de la connexion si vous offrez le WIFI gratuit par exemple, etc.

Fixer un budget

La détermination du budget est une étape incontournable pour planifier un devis correspondant aux moyens de l’organisation. Vous devez bien suivre vos comptes, dispatcher les ressources financières de façon équitable et surtout prévoir un petit plus pour les imprévus. Ce petit plus devra correspondre à 15% du budget pour être réellement utile.

Enfin, sachez que vous avez parfaitement la possibilité de recourir au sponsoring pour financer votre projet si besoin.