Erreur sur Kbis : que faire ?

Pour une entreprise, exister légalement est une condition sine qua non pour prétendre à un développement durable. Cette existence est prouvée par la détention d’un document appelé extrait K ou Kbis délivré après enregistrement au Registre du Commerce et des sociétés. Mais parfois, des erreurs peuvent se remarquer dans ce document et impacter sa validité. Dans ce cas, que faut-il faire ? C’est ce que vous découvrirez en lisant cet article.

Obtenir un extrait Kbis : quelles sont les démarches ?

L’extrait Kbis peut être considéré comme la carte d’identité de votre société. Il est accessible à tous ceux qui recherchent des informations sur votre structure. C’est une pièce justificative de l’immatriculation de votre entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette immatriculation vous permet de mener en toute quiétude vos activités. Mais la fonction de l’extrait Kbis ne se limite pas à ce rôle, il est utilisé lorsque votre société postule à un appel d’offres publiques, lors d’achats de matériel chez un fournisseur ou encore dans des transactions bancaires. C’est donc un précieux sésame réclamé dans toutes démarches administratives.

Pour l’obtenir, vous avez deux possibilités : une demande en ligne ou une demande au Greffe.

Demande en ligne

C’est une démarche à la fois simple et rapide. Il suffit de vous connecter sur la plateforme dédiée à cet effet par le Conseil National des Greffiers et de transmettre votre demande après avoir indiqué la dénomination de votre entreprise. Votre extrait K vous sera envoyé en version numérique. Il est également possible de faire appel à un service de commande d’extrait Kbis en ligne à l’instar de Kbis.net pour avoir très rapidement votre document.

Demande sur place

Pour la demande sur place, il vous faut formuler une requête à l’endroit du Greffe du tribunal dont dépend votre entreprise.

Il est obligatoire de s’immatriculer au RCS avant l’obtention de l’extrait K. Le processus d’immatriculation est arrimé à l’attribution du Kbis et dure entre 3 et 7 jours ouvrables à compter de la date de naissance de votre entreprise. Mais en cas d’urgence, vous avez la possibilité de vous faire délivrer un extrait K provisoire. Pour ce faire, il est essentiel de vous rendre un ou deux jours après la création de votre société au Greffe avec les renseignements nécessaires.

Vous pouvez aussi solliciter les services de formalistes (prestataires de services) pour raccourcir la durée réglementaire d’obtention du Kbis. Experts dans le dépôt des dossiers au Greffe, ils pourront vous garantir l’obtention de votre document dans un délai inférieur à la durée normale.

Erreur sur un Kbis : une éventualité très rare

Le Kbis est un extrait de votre immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. De ce fait, il est improbable qu’une erreur se retrouve sur votre Kbis uniquement. Dans la plupart des cas, ce sont les erreurs commises lors de l’inscription de votre entreprise au RCS qui sont reportées sur le Kbis.

Toutefois, dans certains cas très rares, l’erreur peut se glisser dans le document au secrétariat du Greffe.

Que faire si une erreur se glisse sur l’extrait Kbis ?

Si l’extrait Kbis de votre société n’est pas en adéquation avec vos statuts, il est nécessaire que vous vous rendiez au Greffe du tribunal compétent (l’endroit où vous l’avez obtenu) afin d’apporter les corrections nécessaires. À cet effet, gardez sur vous les pièces qui montrent qu’il y a des erreurs dans les données vous concernant.

Mais si la formulation dans les statuts est à la base de l’erreur constatée, une correction de ces statuts est alors nécessaire. Cela permet la mise à niveau des informations inscrites sur le Kbis afin qu’il joue son rôle, celui de fournir des renseignements fiables sur votre société.

Extrait Kbis : que faire en cas de modification statutaire ?

Toutes les modifications statutaires n’entraînent pas nécessairement une actualisation de l’extrait K. Par exemple, l’insertion d’une clause d’agrément n’a pas d’effet sur l’extrait Kbis.

Les modifications de statuts pouvant entraîner une modification

Tout changement de statut qui affecte les informations inscrites sur le Kbis déclenche une mise à jour de celui-ci :

• Le changement d’activité ou d’objet social ;
• L’augmentation et la réduction du capital ;
• Le changement, la nomination et la révocation d’un dirigeant ;
• Les modifications du siège social ;
• La transformation de la société (changement de forme de société) ;
• Le changement de raison sociale et dénomination sociale.

Si votre entreprise se retrouve dans l’un des cas susmentionnés, il vous faut enclencher une procédure administrative devant aboutir à l’actualisation de l’extrait K.

Les démarches pour demander une modification

Il existe deux procédures pour modifier l’extrait Kbis : la procédure classique et la procédure par défaut.

Lorsqu’une procédure de modifications statutaires est activée, il s’ensuit une modification automatique de l’extrait Kbis. Cette modification est opérée par le Greffe qui se charge ensuite de vous fournir un nouvel extrait actualisé. C’est la procédure classique pour aboutir à une modification de votre Kbis.

La seconde procédure se fait en trois étapes.

D’abord, il vous faut organiser une assemblée générale extraordinaire (AGE) à laquelle prendront part les actionnaires de votre société. À cette réunion, vos associés procéderont à un vote suivant les modalités inscrites dans les textes de la structure pour la modification des statuts. La décision issue de cette concertation est ensuite enregistrée au Greffe du Tribunal de commerce.

À la fin de ce processus, vous déposerez au Greffe un dossier de modification des statuts. Ce dossier constitue par la même occasion votre dossier de demande de modification du Kbis et contiendra les pièces suivantes :

• Un document contenant les nouveaux statuts signés et actualisés ;
• Un formulaire M2 dûment rempli ;
• Un exemplaire du procès-verbal de l’AGE ;
• Une attestation de parution de la modification dans un journal d’annonces légales ;
• Un chèque pour couvrir les frais d’enregistrement.

D’autres pièces peuvent s’ajouter à cette liste. Tout dépend de la nature des modifications et de votre forme juridique.

L’extrait Kbis est une pièce à valeur juridique que toute entreprise doit posséder. Vous pouvez choisir entre une demande en ligne et une demande au Greffe. Et si des erreurs se retrouvent sur votre extrait K, adressez-vous au Greffe du Tribunal de commerce auquel est liée votre entreprise pour demander une rectification.