Quels sont les grands principes de l’échange de données informatisé en entreprises ?

L’EDI ou Échange de Données Informatisé correspond à l’échange de documents électroniques standarisé et sécurisé d’ordinateur à ordinateur. Le recours à ce processus est indispensable aux entreprises pour faciliter les échanges de documents commerciaux en interne, mais aussi en externe avec les différents collaborateurs comme les fournisseurs, les banques, etc. Mais l’EDI, qu’est-ce que c’est au juste ? Qu’est-ce que cela implique ? Et quels en sont les bénéfices ?

EDI : qu’est-ce que c’est réellement ?

À l’ère du numérique, l’EDI ou Échange de Données Informatisé substitut les canaux de communication traditionnelle dont les courriers postaux et les fax. Ce procédé permet de fluidifier et d’optimiser à tous les points de vue les flux d’informations échangées entre deux sociétés.

Ce concept a été conçu pour faciliter l’échange d’informations et pallier l’inefficacité des systèmes manuels dans les années 60. Le principe de l’EDI se base sur le fait que chaque donnée ne doit être entrée dans le système qu’une seule fois. Par la suite, elle pourra être transmise entre les parties intéressées par voie électronique. L’INSEE désigne ainsi l’EDI comme une technique qui remplace efficacement les échanges physiques de documents entre entreprises. Ces documents peuvent être des factures, des bons de livraison, etc. Les ordinateurs dédiés sont liés par un réseau privatif à valeur ajoutée. Les données, quant à elles, sont structurées suivant les normes techniques internationales de référence. Aujourd’hui, de nombreux éditeurs comme Blueway vont au-delà du concept d’EDI (Échange de Données Informatisé).

On différencie à ce niveau les échanges de données synchrones (échanges en temps réel entre les différents participants), et asynchrones, pour désigner un système sur lequel les protagonistes peuvent se connecter à tout moment.

Comment fonctionne l’EDI ?

La dématérialisation de tout document est possible par le biais de l’EDI : ordres d’achats, mandats, paiements, avis d’expédition, documents douaniers, analyses de stock, etc. Pour ce faire, le document à dématérialiser doit respecter un format standard pour faciliter le traitement des flux de façon automatisée. Différentes normes existent alors : XML et OCI (pour les messages comme les demandes d’achat, les confirmations de commande, etc.). Chacun de ces formats possède plusieurs versions. De ce fait, les partenaires doivent s’accorder sur le format souhaité en amont avant l’envoi de documents.

Les étapes du processus

Le processus se repose sur trois grandes étapes. La première consiste à recueillir et à organiser les informations essentielles à la création du document. Il faudra, par la suite, convertir ce dernier au format choisi. Ici, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez soit acheter et utiliser un logiciel de traduction EDI, soit avoir recours aux services d’un prestataire. Une fois les documents prêts, il ne reste plus qu’à les envoyer à votre partenaire. Vous pouvez soit utiliser la connexion directe avec le Point-à-point, un protocole sécurisé, soit utiliser un réseau à valeur ajoutée et privé (VAN).

Les différentes méthodes existantes

Outre le Point-à-point et l’EDI via Van, différentes méthodes d’EDI existent. Parmi elles, il y a l’EDI via AS2, un protocole de communication internet. Il permet de transmettre des données par le biais d’internet de façon sécurisée. Le Web EDI, pour sa part, utilise un navigateur internet standard. Pour cela, des formulaires en ligne sont utilisés pour l’échange des informations.

Il est également courant d’utiliser l’EDI Mobile. De nombreuses applications d’EDI et de gestion de chaîne logistique sont disponibles. Toutefois, cette méthode est assez limitée au niveau de la sécurité des appareils mobiles. Enfin, il existe l’externalisation de l’EDI. C’est une méthode qui permet aux entreprises d’avoir recours à des ressources externes pour la gestion journalière de leur environnement EDI.

Les bénéfices de l’EDI

L’Échange de Données Informatisé est devenu une norme incontournable au sein des entreprises en raison de ses nombreux avantages. Le processus permet, entre autres, de réduire les coûts relatifs à la main-d’œuvre tout en optimisant la vitesse de traitement, en améliorant la traçabilité et en sécurisant les échanges. L’EDI ou Échange de Données Informatisé permet également d’améliorer les relations commerciales entre les partenaires.

Quelles sont les limites de l’EDI ?

Malgré ses nombreux avantages, l’EDI reste limité sur quelques points. En effet, l’Échange de Données Informatisé ne répond pas pleinement aux enjeux de scalabilité et d’agilité. L’embarquement d’un écosystème propre (fournisseur, clients, partenaires, open data…) est nécessaire pour favoriser le développement de nouveaux business models, la création de nouveaux services et l’enrichissement des services.

La transformation doit aussi être scalable dans son application. De ce fait, les organisations doivent également maîtriser les échanges entre partenaires, mais aussi avec la globalité de l’écosystème changeant. L’inertie et la difficulté d’industrialisation de l’EDI sont des freins face à l’essor des échanges et des enjeux de connectivité.

Point sur les différentes terminologies

Outre l’EDI, d’autres solutions existent pour faciliter les échanges d’informations avec vos collaborateurs. L’API Management, par exemple, est une solution de connectivité et d’échange flexible, évolutive et scalable. Il permet de réaliser les échanges en temps réel et de créer de nouveaux services. L’utilisation de ce processus vous permet d’assurer la publication, la promotion ainsi que la supervision des échanges.

Pour sa part, l’ESB est une méthode de médiation inter-applicative qui met en relation les applications qui n’ont pas été conçues pour fonctionner ensemble. L’ESB repose sur l’utilisation de services pour l’échange des données. Il assure le transport, la standardisation, la consolidation et le partage des données. Son architecture se base sur 4 fonctionnalités dont :

• le bus applicatif,
• les services web,
• le moteur de transformation,
• le moteur de routage.

L’ETL ou Extract Transform est quant à lui un type de logiciel qui permet de recueillir des données provenant de différentes sources, de les convertir dans un formé adapté et de les transférer à une Data Warehouse. L’ETL convient aux nouveaux types et sources de données.

Ayant pour principe de dématérialiser et d’optimiser les échanges de documents, l’EDI ou Échange de Données Informatisé est une bonne solution pour simplifier les échanges d’informations avec les collaborateurs. Cela va vous permettre d’être plus réactif et de gagner en efficacité tout en restant focus sur les principales activités de votre entreprise. Néanmoins, ce processus présente quelques inconvénients. Pour pallier ces défauts, il peut être intéressant de l’associer à un autre système dédié ou d’utiliser une autre méthode pour assurer l’échange de documents informatisé.