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Pour les prestataires de services dans le secteur de l’artisanat et dans le monde de l’entreprise en général, il est recommandé, voire obligatoire dans certains cas, d’établir un devis avant le début de l’exécution d’un chantier. À cause des contraintes de temps et du volume des devis à établir, il est plus judicieux de recourir aux solutions numériques. Avec le développement de l’informatique, beaucoup d’outils numériques, payants pour certains et gratuits pour d’autres sont disponibles sur internet. Ils se présentent sous forme de modèles Excel de devis par catégorie d’activités, de services en ligne ou de progiciels. Cet article vous fait découvrir ces diverses solutions pratiques.
Utilisez les solutions numériques pour établir et gérer les devis
Les devis peuvent être conçus plus rapidement en gagnant du temps et de l’énergie. Cela est possible grâce aux modèles en format Excel, aux logiciels et services web de devis. Le gain de temps et la réduction des répétitions constituent l’avantage premier des logiciels de devis gratuits et ces derniers permettent aussi d’avoir une présentation épurée pour chaque proposition faite aux clients.
Les logiciels de devis gratuits
Il existe des logiciels intuitifs et simples d’utilisation, accessibles directement depuis votre navigateur sans installation, qu’il est possible d’utiliser partout, où que l’on soit, sans même avoir besoin d’une connexion internet. Ce type de logiciel se distingue par sa grande facilité d’utilisation qui vous permet de générer des devis et factures en 5 minutes. Les modèles vierges sont totalement personnalisables, le calcul de la TVA et des totaux se fait de manière automatique, et la transformation des devis en factures s’opère en un seul clic. En plus de ces fonctionnalités ergonomiques, l’avantage des logiciels de devis gratuits est qu’ils sont accessibles sur tous les types de supports : PC, smartphones, tablettes, MAC.
Grâce à leur bibliothèque d’ouvrages, vous avez la possibilité de gérer effacement et de manière optimale vos matériaux, ouvrages et mains-d’œuvre. Vous avez la possibilité, à tout moment, d’accéder à cette liste et de la modifier ou de la trier. Dans cette bibliothèque d’ouvrages prédéfinie, vous pouvez sélectionner ceux qui vous sont utiles directement pour établir vos devis. Les nouveaux matériaux que vous enregistrerez seront automatiquement sauvegardés dans votre base pour d’éventuels devis futurs. Vous gagnerez ainsi un temps précieux considérable.
Ces logiciels permettent donc de concevoir des devis bien détaillés et personnalisés. Avec les logiciels de devis, vous êtes dispensés de répéter et recommencer chaque fois la saisie chronophage de certaines informations de base qui doivent figurer sur les propositions aux clients. Ces informations après avoir été enregistrées une première fois sont sauvegardées par le logiciel pour une utilisation future.
De plus, les mises à jour de ce type de logiciel se font de manière automatique et gratuite. Ainsi, que vous soyez artisan, une TPE ou une PME, un plombier ou un électricien, ce type de logiciel de devis et de factures s’impose désormais comme une excellente solution pour gagner du temps, réduire les risques d’erreurs et proposer à vos clients des documents professionnels très qualitatifs.
Les modèles numériques Excel de devis
Pour éviter de reprendre à chaque fois la structure de présentation d’un devis, on peut chercher sur internet des modèles préconçus de devis en format Excel. Il existe de nombreux sites web qui proposent une multitude de modèles classés par catégories d’activité. Cependant, il y a des contraintes importantes pour l’utilisation de ces modèles de devis en format Excel. Il faut avoir des connaissances et une bonne maîtrise du tableur pour exploiter et personnaliser ces modèles de devis avec savoir-faire.
Quand on dispose d’une connaissance et d’une maîtrise optimales d’un tableur, on peut personnaliser en fonction de ses besoins spécifiques un template téléchargé sur internet. Il suffit d’avoir un logiciel de bureautique comme le pack Microsoft Office pour ouvrir et exploiter les modèles.
À part les modèles Excel, il existe aussi des services en ligne pour établir rapidement un devis.
Les services web de conception de devis gratuits
Ils se présentent sous forme de sites web. Sur ces plateformes SaaS, on peut choisir le type de devis qu’on souhaite et enregistrer les informations de base qui doivent figurer sur chaque devis que l’on veut délivrer. Après que l’utilisateur a saisi les informations, la plateforme web génère un devis qu’on peut exporter en plusieurs formats de fichiers, notamment en PDF ou Word.
Certains sites web offrent gratuitement ce service d’établissement de devis. Par contre, sur d’autres espaces web, ces services sont payants. Ils proposent un système d’abonnement après la création de votre compte. Certains proposent des services additionnels. C’est ainsi qu’en plus de la conception de devis, on peut avoir la sauvegarde, le stockage des fichiers. De même, ces plateformes web en ligne offrent pour ceux qui sont payants des fonctionnalités pour gérer les clients et leurs commandes. Il vous faut une connexion internet pour accéder à ce type de logiciel de conception de devis. On peut penser que cela constitue une contrainte financière supplémentaire au paiement de redevance pour l’utilisation du service.
Cependant, ce sont des logiciels qu’on peut utiliser partout et avec un téléphone ou un ordinateur. Ils vous libèrent donc de la sédentarité et vous pouvez les utiliser dans vos déplacements professionnels, et même à domicile. C’est une solution pratique pour les artisans, mais aussi pour les freelances et ceux qui ont des TPE/PME. Ces outils en ligne rendent également plus aisés le travail en équipe sur la réalisation et l’envoi des devis aux clients. En effet, il est possible sur certaines plateformes de donner des accès limités ou étendus à vos collaborateurs.
Logiciel de devis, modèles Excel, services en ligne : que choisir au final ?
L’utilisation des services en ligne de conception de devis ou un logiciel spécialisé permet souvent de facilement transformer un devis en facture. La plupart de ces outils numériques disposent de fonctionnalités qui permettent d’effectuer des tâches connexes à l’élaboration du devis. Par ailleurs, les logiciels de devis online ou offline permettent le rangement et l’archivage des documents pour une recherche optimale et efficiente plus tard.
Les fichiers numériques représentant les devis sont plus faciles à manipuler, et à ranger que les documents papier. Ces derniers occupent beaucoup d’espace physique pour leur stockage, sont soumis à divers risques de détérioration et sont difficiles à rechercher quand on en a besoin par la suite.
La possibilité de personnalisation qu’offrent les logiciels ne se limite pas seulement au fond, à la structure et au contenu des devis. Ils permettent aussi de soigner énormément la présentation et le design grâce à l’existence de multiples modèles que l’on peut éditer. Les motifs, les couleurs peuvent être changés à volonté et sans limites afin de rendre très agréable et attrayant le devis pour le potentiel client.
Que retenir ? Établir des devis est incontournable pour un prestataire de service. Pour gagner du temps et éviter les répétitions, il est plus rationnel d’opter pour les logiciels de devis. Il est essentiel de bien prendre en compte leurs avantages afin de faire le choix qui impactera positivement la gestion de votre entreprise. Si vous voulez avoir un outil qui propose de nombreuses fonctionnalités ainsi qu’une assistance technique qualitative, réactive, il sera mieux d’opter pour un logiciel de devis.
