Devenir secrétaire, un maillon indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise

Entre l’accueil des visiteurs, la réception des appels, la gestion de l’agenda ds supérieurs, la rédaction ainsi que le classement des courriers et la prise de rendez-vous, le secrétaire joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service, voire de toute l’entreprise. C’est un métier porteur avec plus de 20 000 embauches chaque année. Si les qualités requises pour l’exercer sont presque restées les mêmes, polyvalence, disponibilité et discrétion, il faut dire que le travail du secrétaire a évolué au fil des années. Celui-ci a été simplifié par différents types d’outils, en particulier les outils informatiques. Comment faire pour devenir secrétaire ?

La mission du secrétaire

Grands groupes, PME, cabinet, administration publique… tous les environnements professionnels ne peuvent se passer des services d’un secrétaire. Premier interlocuteur des collaborateurs et des partenaires extérieurs, il est amené à réaliser différents types de missions en fonction de la structure où il exerce et selon qu’il est rattaché à une personne ou à un service.

D’une manière générale, le secrétaire est chargé d’accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes, de gérer les appels téléphoniques, de réceptionner, de rédiger et classer les courriers physiques et électroniques, de gérer l’agenda de son responsable et de préparer ses déplacements, d’organiser les réunions, de prendre des notes et de rédiger les comptes rendus, de classer les dossiers…

Les outils indispensables au quotidien du secrétaire

On connaît tous le cliché de la secrétaire assise derrière sa machine à écrire en train de pianoter, et cette image n’a pas changé aujourd’hui. La seule chose qui a changé, ce sont les outils qu’elle utilise pour réaliser son travail.

Si beaucoup de choses ont changé dans le quotidien du secrétaire, certaines sont restées les mêmes. Ainsi, malgré la vidéo conférence et l’ordinateur, le téléphone reste un outil incontournable dans le quotidien du secrétaire pour émettre ou recevoir des appels. Pour la gestion des courriers et le classement des dossiers, le secrétaire utilise aussi toutes sortes d’outils y compris les tampons encreurs.

Utilisés pour les marquages sur papier, les cachets ou les tampons encreurs des entreprises font partie des accessoires du quotidien du secrétaire. Ils servent entre autres à authentifier les documents (tampon d’entreprise), à valider les procédures administratives, mais aussi à répéter un marquage de type « payé », « validé », « refusé », etc. Les tampons encreurs avec dateur intégré par exemple sont particulièrement utiles et évitent des erreurs de saisie.

Ainsi, l’ordinateur est venu remplacer la machine à écrire. Avec lui, de nombreux outils informatiques ont fait leur apparition, comme les outils de bureautique (Office), les outils de collaboration (Skydrive, Dropbox…), les courriels (Outlook), le web 2.0 (réseaux sociaux, WordPress), les outils d’édition (Publisher, Photoshop)… L’avènement de ces nouvelles technologies a changé la façon dont le secrétaire réalise son travail, mais surtout il a simplifié ses tâches.

Les qualités et compétences requises

Plusieurs qualités sont requises pour devenir secrétaire, la première étant la polyvalence. Etant un métier multifonctions, le métier de secrétaire exige d’avoir de solides compétences organisationnelles et administratives. Le secrétaire doit maîtriser les techniques de prise de notes, la langue française écrite et orale, éventuellement la langue anglaise, la rédaction et la communication.

A ces compétences généralistes viennent s’ajouter des compétences spécifiques en fonction du poste qu’occupe le secrétaire. Par exemple, le secrétaire juridique doit avoir des connaissances dans le domaine juridique, tandis que le secrétaire comptable doit avoir des notions de base en comptabilité.

Organisée et méthodique, le secrétaire doit en outre savoir gérer les priorités et répondre de manière courtoise et efficace aux demandes de ses interlocuteurs. D’autres qualités humaines s’y ajoutent, comme la discrétion, le sens de l’anticipation et de l’adaptation, la capacité à gérer le stress, l’autonomie et l’esprit d’initiative. Ce sont autant de qualités recherchées chez un bon secrétaire. Notons que ce métier est majoritairement exercé par des femmes, toutefois, de plus en plus d’hommes s’y intéressent de nos jours.

Les études qui permettent de devenir secrétaire

Les formations

Il existe de nombreuses formations pour accéder au métier de secrétaire, elles vont du niveau Bac au niveau Bac+2. La formation la plus courante pour devenir secrétaire est le bac pro gestion-administration, qui permet d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer en tant que secrétaire au sein d’une PME. D’autres diplômes du même niveau permettent aussi d’accéder à ce métier, comme le Bac techno STMG, le bac pro bureautique et le bac pro administration de la fonction publique.

A la recherche de profils de plus en plus qualifiés, les entreprises privilégient aujourd’hui les candidatures bénéficiant de formations post-bac, c’est-à-dire les titulaires d’un BTS, voir d’une licence professionnelle. Les formations post-bac en secrétariat comprennent le BTS gestion de la PME, le BTS support à l’action managériale, le BTS ATI (assistance technique d’ingénieur), le BTS CG (comptabilité gestion), le BTS MCO (management commercial opérationnel), le BTS CI (commerce international), le DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations) et le DUT GACO (gestion administrative et commerciale).

Le salaire

En moyenne, un secrétaire débutant gagne 1 600€ brut par mois. Cela peut aller jusqu’à 2 000€ en fin de carrière. Le salaire d’un secrétaire peut varier en fonction de son niveau de formation et de sa spécialisation, par exemple une secrétaire de direction peut gagner jusqu’à 2 400€ par mois.

Trouver une école

Plusieurs écoles en France forment au métier de secrétaire, dont voici quelques-unes :

ESSCOM Tertiaire Nice

L’Ecole Supérieure de Commerce et de Communication ESSCOM Tertiaire Nice est un centre de formation présent depuis plus de 35 ans sur le département des Alpes Maritimes. Il propose de nombreuses formations pré-bac et post-bac pour accéder au métier de secrétaire, dont le Titre professionnel Secrétaire Comptable de niveau IV, le titre professionnel Employé Administratif et d’accueil de niveau V, le titre professionnel Assistant de Direction de niveau III et le BTS gestion de la PME.

ISFCT

L’Institut Supérieur de Formation des Cadres Territoriaux est un centre de formation professionnelle qui prépare aux métiers administratifs territoriaux. Il forme les étudiants titulaires d’un Bac+2 à Bac+5, les demandeurs d’emploi et les personnes en reconversion professionnelle en vue d’une préparation aux concours et aux métiers liés à la comptabilité, à l’accueil du public, à la rédaction administrative, etc.

Pigier Performance

Pigier Performance propose des formations allant du niveau Bac au niveau Bac+5 en scolaire ou en alternance dans les domaines de l’administration et RH, le Management, Commerce et Marketing, la Gestion et Finance ainsi que le Social et Paramédical. La formation conduit à l’obtention du Titre de Secrétaire médicale, d’un Bac+1 en Attaché de Direction, Assistant juridique, Attaché de Direction, d’un BTS Banque Conseiller de clientèle, d’un BTS Communication…