Devenir assistant administratif, un métier au coeur de l’entreprise

L’assistant administratif est l’un des postes les plus importants au sein d’une entreprise, peu importe s’il s’agit d’une PME ou d’un grand groupe. En effet, c’est le garant du bon fonctionnement quotidien de l’établissement. Mais comment devenir assistant administratif ? Dans cet article, découvrez les clés de la réussite pour accéder à ce métier.

La mission d’un assistant administratif

Les tâches attribuées à un assistant administratif peuvent varier d’une entreprise à une autre. Dans les grandes entreprises, il peut se spécialiser dans une branche particulière tels que le secrétariat, les ressources humaines, la comptabilité, la réception et l’accueil, etc. Dans les PME, la plupart du temps, il se charge de toute la partie administrative de la boîte. En effet, il peut exercer son métier dans de nombreux domaines à la fois.

Voici les missions qui peuvent lui être confiées :

• Recevoir les appels téléphoniques,
• S’occuper de la gestion des messages électroniques (l’envoi, la réception et le traitement des e-mails par exemple),
• Organiser les déplacements des personnels qui sont dans le besoin (déplacement pendant un évènement particulier, déplacement quotidien, etc.),
• Évaluer les besoin en approvisionnement,
• Recevoir et traiter les commandes des clients (la préparation et l’envoi des devis, la livraison des commandes, etc.),
• Suivre les commandes effectuées auprès des fournisseurs (les devis, les bons de livraison, les factures, les paiements, etc.)
• Effectuer les recouvrements auprès des clients,
• Etablir les déclarations sociales et fiscales,
• Assurer la suivie de la trésorerie de l’entreprise,
• Accueillir les visiteurs,
• Répondre aux demandes des clients et des fournisseurs,
• Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous,
• Rédiger les différents contrats,
• Assurer les bonnes circulations des informations au sein d’une entreprise, telles que les informations entre les collaborateurs et les différents dirigeants par exemple,
• Suivre les dossiers liés à l’entreprise (le triage, le classement, l’archivage, etc.)
• Gérer l’administratif lié au personnel de l’entreprise tels que la gestion des paies, le planning d’absence et de congé, les demandes de permission, etc.

Bon à savoir : désormais, le métier d’assistant administratif est accessible en télétravail. En effet, il a la possibilité de réaliser la majorité de ses missions à distance. Ce qui favorise grandement le home-office.

 

Les avantages du métier d’assistant administratif

Le métier d’assistant administratif présente plusieurs avantages. En voici quelques-uns.

Avantage 1 : En tant qu’assistant administratif, vous pouvez travailler dans différents domaines car vous pouvez à la fois devenir assistant de direction commerciale, comptable, secrétaire, etc. Cela vous permet d’accéder à un poste qui ne nécessite aucune qualification particulière.

Avantage 2 : Grâce aux missions qui vous sont confiées, en accédant à ce métier, vous pouvez également presque tout faire. Ce qui vous permet d’apprendre davantage et d’avoir plus de compétences. Ainsi, vous boostez votre vie professionnelle.

Avantage 3 : En tant qu’assistant administratif, vous pouvez être à la fois indépendant et autonome. Vous pouvez planifier votre travail comme bon vous semble car votre supérieur n’aura pas le temps de contrôler tout ce que vous faites. Cependant, pour éviter les erreurs, il faut savoir prioriser les tâches les plus importantes.

Avantage 4 : Le salaire d’un assistant administratif peut facilement grimper (selon les tâches que l’on vous demande de faire, selon votre ancienneté, selon la satisfaction de votre chef, etc.). Et si vous êtes à la recherche d’un métier d’assistant administratif, vous le trouverez facilement car les recrutements sont nombreux.

Les inconvénients du métier d’assistant administratif

Malgré les avantages que ce métier peut vous procurer, il représente toutefois quelques mauvais côtés. Voici ses inconvénients :

• La pression : grâce à la grande responsabilité que vous occupez au sein de l’entreprise, vous recevez pas mal de pression (que ce soit venant de votre supérieur ou de vos collaborateurs). Et si vos tâches sont assez nombreuses, vous devez les faire au plus vite. Mais cela peut dépendre de l’établissement pour lequel vous travaillez car comme mentionné un peu plus haut, les missions peuvent être réparties dans les grandes boîtes.
• Les horaires : parfois, vous devez être disponible à tout moment, peu importe l’heure. En effet, il est possible que l’on vous contacte en urgence pendant un week-end, en soirée, ou même durant les jours fériés. N’oubliez pas que ce métier demande beaucoup de disponibilité.

Quelles études permettent de devenir assistant administratif ?

Vous souhaitez devenir assistant administratif, voici tout ce que vous devez savoir pour accéder à ce métier.

Les études

Pour devenir assistant administratif, vous devez au moins avoir un diplôme de niveau CAP ou BEP. Sinon, il est également possible d’accéder à ce métier avec un BAC+2.

Cependant, sachez que certaines entreprises demandent des formations bien plus complètes pendant les recrutements. Pour booster vos chances d’obtenir l’emploi de vos rêves, il est donc préférable de prétendre à un BTS Support à l’action managériale, un BTS Gestion de la PME ou le DUT GEA, etc. Sinon, vous pouvez aussi faire le choix de vous spécialiser dans un domaine en particulier tel que la compatibilité ou les ressources humaines par exemple. Cela est un plus car vous aurez plus de valeur aux yeux des recruteurs.

A part le fait d’avoir votre diplôme, être assistant administratif requiert également certaines compétences et savoir-faire. Ainsi, vous devez également :

• Etre polyvalent,
• Etre à l’aise au téléphone,
• Savoir prendre des notes et maîtriser les techniques d’écriture rapide,
• Avoir le sens de l’organisation,
• Avoir de bonne qualité rédactionnelle,
• Avoir le sens de la synthèse et de la communication,
• Avoir une bonne base en informatique,
• Avoir un bon sens de l’écoute,
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.),
• Maîtriser certains logiciels utilisés au sein de l’entreprise (le logiciel RH, le logiciel de comptabilité par exemple),
• Savoir parler différents langages tels que l’anglais par exemple si la société auprès de laquelle vous exercez à des activités à l’internationale.

La discrétion est également un savoir-être très apprécié chez un assistant administratif. En effet, en tant qu’assistant administratif, vous serez responsable de plusieurs documents importants confidentiels.

Le salaire d’un assistant administratif

Le salaire d’un assistant administratif peut varier d’une entreprise à une autre. Mais cela dépend également des expériences et des compétences de la personne en question.

Si vous êtes encore un débutant, vous pouvez recevoir un salaire de 1 400 euros brut par mois (c’est le montant le plus bas actuellement). Mais votre salaire peut augmenter au cours de votre carrière (votre ancienneté) et au fur et à mesure que votre expérience se multiplie. En effet, un assistant administratif expérimenté peut recevoir jusqu’à 2 500 euros brut par mois.

A noter qu’en moyenne, un assistant administratif peut gagner 1 800 euros brut par mois.

Carrière et possibilité d’évolution d’un assistant administratif

Le métier d’assistant administratif peut vous ouvrir les portes à de nombreuses opportunités. Au fur et à mesure que les expériences et les compétences s’élargissent, il peut évoluer vers une fonction d’assistant de direction, d’assistant commercial, de secrétariat administratif spécialisé, ou de devenir secrétaire comptable. Dans tous les cas, votre choix se fera toujours selon vos aptitudes personnelles et vos affinités.

Après avoir exercé plusieurs années en tant qu’assistant administratif au sein d’une entreprise, il est également possible que vous deveniez assistant administratif indépendant. Cela dépend toujours des ambitions et des projets de chacun.

Trouver une école et une formation

Vous êtes à la recherche d’une école et d’une formation pour devenir assistant administratif ? Pour vous aider dans vos recherches, voici quelques conseils et astuces.

Renseignez-vous et faites des comparaisons

Pour trouver le meilleur établissement auprès duquel vous allez effectuer votre formation pour devenir assistant administratif, n’hésitez pas à vous renseigner. Vous pouvez demander l’avis de vos proches, de vos connaissances, etc. Et si vous connaissez une personne qui occupe déjà ce poste, pourquoi ne pas lui demander des conseils ?

Sinon, n’hésitez pas à faire des recherches sur Internet car cela peut grandement vous aider.

Choisissez bien l’établissement auprès de laquelle vous allez effectuer votre formation

Tout d’abord, sachez que le choix de l’établissement que vous allez fréquenter a une influence sur votre futur, notamment lorsque vous serez à la recherche d’un emploi en tant qu’assistant administratif. En effet, si vous fréquentez un établissement reconnu et réputé, cela peut devenir un véritable plus pour votre CV. Le recruteur peut vous prioriser parmi les autres candidats. Ainsi la réputation et la valeur de l’école est donc très importante.

Pour connaître la réputation de l’établissement, n’hésitez pas à consulter les avis laissés par les anciens élèves sur Internet, consultez les réseaux sociaux de l’école en question, etc.

A part ce critère, pour choisir votre école, voici les autres points que vous devez absolument prendre en compte.

• Les frais de la formation (ce frais peut varier d’un établissement à un autre),
• Les corps professoral,
• Les outils et les méthodes utilisés pour la formation,
• La durée de la formation,
• Les horaires de la formation (si vous souhaitez vous former en alternance par exemple).

N’hésitez pas à accéder à une formation en e-learning

De nos jours, certains établissements proposent aux élèves une formation à distance en assistant administratif. Celle-ci se déroule en ligne.

Les formations pour devenir assistant administratif en ligne présentent plusieurs avantages car elles vous permettent de vous former à votre rythme. Grâce à cette formation, vous pouvez organiser votre temps en fonction de vos contraintes personnelles (travail, famille, etc.). Aussi, vous allez oublier les problèmes avec les horaires car en général, vous pouvez vous former quand vous voulez et où vous voulez. Tout ce dont vous avez besoin c’est d’une connexion internet et d’un ordinateur. De plus, vous allez réduire vos dépenses car vous ne paierez que les frais de scolarité.

Il faut aussi noter qu’avec une formation en ligne pour devenir assistant administratif, vous pouvez obtenir votre diplôme rapidement. Cependant, pour éviter les arnaques, n’oubliez pas de toujours vous renseigner sur l’établissement choisi. Il faut que celui-ci soit agréé afin que votre diplôme puisse être reconnu lorsque vous serez à la recherche d’un emploi.

Quel statut pour devenir assistant administratif en indépendant ?

Un assistant administratif indépendant est un assistant administratif qui propose ses services en faveur des sociétés, des particuliers, des professionnels. Celui-ci n’est pas considéré comme salarié de l’entreprise mais est payé en fonction des tâches qui lui sont confiées. En effet, les missions qu’il exerce varient selon les besoins de son client.

A la différence d’un assistant administratif salarié, un assistant administratif indépendant peut travailler depuis son domicile. Il peut également se déplacer chez son client si besoin.

Voici les statuts possibles pour devenir assistant administratif en indépendant.

Auto Entrepreneur

Le statut d’auto-entrepreneur vous convient parfaitement si vous êtes entrepreneur individuel. De plus, il est très avantageux car vous n’êtes pas obligé de créer votre société, au sens juridique du terme. Aucune raison sociale n’est donc demandée. De plus, les obligations sociales et fiscales sont plus aisées.

SAS

Également appelé société par action simplifiée, la SAS est une forme de société commerciale par actions. Elle peut être fondée suite à l’association entre plusieurs personnes (physique ou morale), à condition que chacun puisse fournir des apports au sein de l’établissement. En contrepartie, chaque associé recevra des actions. Pour un SAS, il faut nommer un président qui sera habilité à engager la société.

SASU

La SASU ou société par actions simplifiée unipersonnelle prend la même forme que la SAS. Par contre, elle n’est constituée que par un seul et unique associé. Cet associé unique peut définir lui-même les règles d’organisation de la société et le montant du capital de son entreprise.

Contrairement aux autres statuts, le SASU est  très apprécié car les dividendes versés par la société ne supporteront pas les cotisations sociales. Ce qui vous permettra de développer rapidement votre société.

EIRL

Ce statut s’adresse aux entrepreneurs individuels qui désirent limiter l’étendue de leur responsabilité en constituant un patrimoine d’affectation dédié à leur activité professionnelle. Ils ne sont pas obligés de constituer aucune société.

EURL

Il s’agit également d’un statut pour associé unique. A la différence de la SASU, il dispose d’un statut juridique strict car il s’inspire de la SARL.

SARL

La SARL ou Société à Responsabilité Limitée comprend au minimum 2 associés. Le principal avantage de ce statut est la possibilité de limiter la responsabilité des associés. En effet, ils peuvent librement fixer le montant du capital social et donc les apports qu’ils souhaitent faire.