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Vous venez de créer votre entreprise, ou vous venez d’apprendre l’existence d’un document fondamental à l’existence de votre société ? L’extrait Kbis est essentiel à son bon fonctionnement. Il vous permettra de justifier d’un statut particulier pour de très nombreuses procédures (que nous allons détailler dans cet article). À l’image d’une carte nationale d’identité, l’extrait Kbis représente l’identité légale d’une entreprise. Contenant en ses pages tous les renseignements qu’une société se doit de déclarer, l’extrait Kbis peut être exigé pour plusieurs démarches, particulièrement des démarches administratives (liées à la légalité de l’entreprise, par exemple). Dans cet article, vous apprendrez comment demander l’extrait Kbis de votre entreprise ainsi que les organismes et démarches qui peuvent nécessiter de le réclamer.
L’extrait Kbis : comment l’obtenir ?
L’obtention de ce certificat est possible pour tout le monde ! Ainsi, chaque entreprise, peu importe sa taille, son nombre faible, élevé ou inexistant d’employés, est en droit d’obtenir son extrait Kbis.
Qui peut demander et consulter un extrait Kbis ?
Indispensable au bon fonctionnement des sociétés, le Kbis peut être ainsi délivré à toute personne le souhaitant, disposant ou non d’un lien avec l’entreprise. Cet extrait prouvant l’existence d’une société, les clients comme les entrepreneurs peuvent être en droit de réclamer un extrait Kbis avant de se lancer dans un quelconque lien avec celle-ci. Il peut ainsi réellement être essentiel et indispensable pour une entreprise ou un auto entrepreneur d’avoir son extrait Kbis : il peut être réclamé par les partenaires commerciaux, les administrations (dans le cadre d’un appel d’offres public), mais aussi par tout établissement financier ! Il est donc plus que nécessaire de savoir comment demander un document comme celui-là.
Où demander son extrait Kbis ?
S’il est possible d’effectuer une demande auprès du Greffe du Tribunal de commerce sur place, il sera plus simple de le faire en ligne pour bon nombre d’entre nous. Pour ce faire, il vous faudra passer par internet : en allant sur ce site, la démarche sera plus claire et simplifiée pour vous. Comme le précise bien l’intitulé de cette page, trois clics suffisent pour obtenir un document si important ! De plus, depuis l’instauration en 2019 de la demande en ligne, c’est l’un des seuls moyens de l’obtenir sans participation financière. Trois étapes simples se dérouleront ensuite sous vos yeux.
Quelles sont les étapes à suivre pour demander son extrait Kbis ?
Premièrement, il vous faudra transmettre votre pièce d’identité au format numérique, afin de confirmer et d’activer votre identité numérique. Sans cela, il sera impossible d’aller plus loin. Une fois que vous aurez activé votre identité, il vous faudra vous authentifier auprès des divers services digitaux partenaires. Cette deuxième étape est toute aussi importante que la précédente : sans y procéder, obtenir ce document en ligne vous sera tout simplement impossible. Enfin, le téléservice se rapprochera de lui-même du registre des sociétés et du commerce, avant de vous transmettre une copie numérique de l’extrait Kbis de votre entreprise. Trois très simples étapes, donc, dans lesquelles vous serez de toute façon guidé à la fois par le site, mais aussi par cet article. Il est important de noter que, bien que ne disposant pas d’une date limite, votre Kbis doit généralement dater de moins de trois mois pour être présenté lors de démarches : n’hésitez donc pas à le renouveler fréquemment.
Quels organismes, entreprises, et démarches réclament l’extrait Kbis ?
Parmi les nombreuses entités en droit d’exiger la présentation d’un extrait Kbis lors de procédures, les établissements financiers sont en tête de liste.
Justifier vos démarches auprès d’institutions financières
Effectivement, dans le cadre de l’ouverture d’un compte auprès d’une banque il sera nécessaire de fournir ce document. Il en va de même pour d’autres services, tels que la candidature à un appel d’offres public, mais aussi l’achat de matériels professionnels auprès de distributeurs. De la même façon, suite à la création d’une entreprise, si vous bénéficiez de l’ARE, il vous sera nécessaire de fournir l’extrait Kbis à Pôle Emploi pour leur signifier votre activité et l’intention de maintenir vos ARE. Un formulaire sera à remplir et il vous faudra également présenter ce document. L’extrait Kbis sera également utile pour justifier auprès d’autorités compétentes que votre société ne fait pas l’objet d’une procédure collective.
Prouver l’existence légale de votre société
En plus de tout cela, dans le cadre d’enquêtes des autorités, seul l’extrait Kbis pourra, par son authenticité, le fait qu’il soit signé par un greffier du tribunal de commerce, mais aussi mis à jour par ce dernier, prouver que la société est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) et ainsi donc que son activité est bel et bien légale. Il justifiera également de l’emplacement du siège social, du montant du capital social, mais aussi de la date légale de création. De cette façon, l’extrait Kbis est le seul à pouvoir justifier de nombreuses informations : parmi celles-ci également, toutes les données relatives aux responsables légaux de l’entreprise, à ceux du comité de surveillance, mais aussi des commissaires aux comptes. L’extrait Kbis sera plus que nécessaire dans le cadre d’une procédure instruite par le tribunal de commerce, comme un redressement judiciaire, une liquidation judiciaire ou bien même une procédure de sauvegarde. Il est important de noter, de plus, que toutes ces procédures seront inscrites sur cet extrait.
En règle générale, posséder son extrait Kbis est vu comme obligatoire : c’est l’unique façon de justifier de l’existence de votre entreprise. Comportant à la fois son numéro d’immatriculation, votre nom, et d’autres données, il s’agit d’un extrait fondamental, pour ne pas dire vital pour votre société. Ce qu’il atteste (c’est-à-dire votre entreprise) est incontestable et officiel.
Penser à renouveler son extrait Kbis
Si auparavant, la procédure d’obtention d’un extrait Kbis pouvait s’avérer longue et plutôt ardue, désormais, depuis l’apparition de services en ligne en 2019, tout a été simplifié et beaucoup plus accessible. Il n’y a donc plus aucune excuse pour ne pas se procurer un extrait Kbis et pouvoir justifier de son statut de personne morale auprès d’une entreprise. Et tant mieux ! Car si toute personne peut être en droit de demander l’extrait Kbis d’une entreprise, de nombreuses autorités compétentes y exigent aussi un accès. En plus des sites facilitant l’obtention de cette pièce d’identité, il existe également des services proposant, par le biais d’abonnements, une actualisation régulière de ce document essentiel, afin de ne jamais dépasser le délai des trois mois, après lesquels un extrait Kbis peut être perçu comme défaillant.
