Zoom sur l’armoire à clefs électronique

La gestion des clefs en entreprise peut vite devenir une véritable source de problèmes et de contretemps. Avec les risques de perte et d’intrusion, le fait de ne plus savoir qui détient les clefs peut générer une perte de temps. L’armoire de gestion électronique des clefs se présente ainsi comme la solution idéale pour y remédier. En effet, ce système permet d’organiser, de contrôler et de sécuriser les accès aux clefs de votre entreprise. Zoom sur ce système de gestion des clefs innovant.

L’armoire à clefs électronique, indispensable pour sécuriser les entreprises

La gestion des clefs est souvent source de stress et de malentendu au sein d’une entreprise. En effet, une clef qui tombe entre de mauvaises mains peut avoir des conséquences désastreuses (intrusion, vol, accès à des données confidentielles…). De plus, il y a des risques que les clefs soient égarées quand l’utilisation n’est pas contrôlée. Afin d’y remédier, vous pouvez utiliser une armoire à clefs électronique qui permettra une gestion optimale au sein de votre entreprise.

Notez que le fonctionnement d’une armoire de gestion électronique des clefs est justement conçu pour les entreprises. Vous pouvez y ranger les clefs de tous les accès : casiers, portes, armoires… et les clefs de vos véhicules d’entreprise. L’armoire de gestion électronique des clefs offre une utilisation fluide et un contrôle pour une meilleure sécurisation de votre entreprise. Vous allez pouvoir tracer les moyens d’accès et définir préalablement qui peut accéder à chaque partie de vos locaux. Seuls les employés et les responsables qui y sont autorisés peuvent accéder à chaque clef. De plus, la précision qu’elle offre va responsabiliser chaque employé.

L’armoire de gestion électronique des clefs vous permet notamment :

• un contrôle total de l’accès aux clefs,
• une restriction de l’accès aux clefs pour certains collaborateurs et les visiteurs,
• une sécurisation optimale par des technologies d’identification,
• un suivi précis de l’utilisation et la détention des clefs par chaque collaborateur.

Les différents types d’armoires de gestion électronique des clefs

L’armoire de gestion électronique des clefs est un système innovant qui repose la plupart du temps sur une technologie d’intelligence informatique. Certaines armoires à clefs fonctionnent de manière autonome tandis que d’autres, plus évoluées, sont connectées à un réseau. Bien entendu, cette dernière est la plus performante.

Son principal avantage, outre le fait qu’elle permet de garder les clefs en lieu sûr, c’est de permettre une traçabilité des mouvements en lien avec les clefs : qui a pris telle clef, à quelle heure, quand l’a-t-il rendu… ? Grâce au système de stockage lié au réseau, toutes ces informations sont gardées en mémoire.

L’armoire de gestion électronique des clefs connectée

Cette armoire de gestion des clefs offre une meilleure facilité d’utilisation et un fonctionnement optimal. En effet, elle fonctionne avec une interface web qui permet une gestion et un paramétrage de votre armoire à clefs. Ce système permet souvent un contrôle de l’accès aux clefs.

Par ailleurs, vous allez accéder à une méthode d’administration centralisée qui permet de surveiller tous les mouvements. L’accès aux clefs est réservé à certaines personnes. Le contrôle d’identité se fait le plus souvent avec un badge, un code PIN ou un lecteur biométrique. La gestion des clefs est ainsi entièrement sécurisée. Vous avez la possibilité de conserver 10 à 180 clefs en racks simples ou 20 à 360 clefs en racks doubles.

L’armoire à clefs électronique autonome

Cette armoire de gestion des clefs est plus simple et ne nécessite aucun réseau. Elle fonctionne avec une carte mémoire qui permettra de stocker les informations. Ce type d’armoire ne nécessite pas de connexion réseau. À la place du serveur, elle est dotée d’un port USB qui vous permet d’importer et d’exporter les données sur l’utilisation des clefs.

Comment fonctionne une armoire de gestion électronique des clefs ?

L’utilisation d’une armoire à clefs est assez facile et accessible à tout le monde. En général, tous les modèles d’armoires de gestion électronique des clefs suivent suivant le même principe de fonctionnement.

La gestion des clefs

C’est l’administrateur qui va paramétrer les autorisations, le mode d’organisation des clefs (avec étiquettes pour chaque clef ou non) et les plages horaires pendant lesquelles les collaborateurs autorisés peuvent prendre certaines clefs. Il peut réaliser le suivi des clefs sur l’écran de l’armoire ou sur le tableau de bord sur son ordinateur.

La prise de clefs

Chaque employé ou manager qui veut prendre une clef doit d’abord s’identifier avec son badge, son code ou son empreinte. Ensuite, il peut sélectionner la clef ou le trousseau de clefs qu’il veut prendre. Il doit en avoir l’autorisation. Il verra alors sur le tableau d’affichage un voyant lumineux si la clef est autorisée. Cette dernière sera déverrouillée de son support pour atterrir dans le bac de réception. L’information sur la prise de la clef ou du trousseau de clefs sera enregistrée automatiquement dans l’armoire.

Certains utilisateurs peuvent faire une réservation des clefs à partir d’un ordinateur pour ne pas être devancés par un autre collaborateur. Très pratique pour ne pas perdre du temps avec des déplacements inutiles.

La remise de clefs

Pour remettre la clef, l’utilisateur doit également faire une identification. Ensuite, il peut remettre la clef dans l’emplacement dédié ou simplement là où il y a de la place. C’est à l’administrateur de déterminer la méthode qu’il jugera la plus efficace et rapide pour optimiser le rangement des clefs.

Pourquoi investir dans une armoire de gestion électronique des clefs ?

Quel que soit le secteur d’activités, une entreprise nécessite toujours l’utilisation de plusieurs clefs. Leur gestion peut donc devenir une source d’angoisse et de problème pour les différents responsables. Une mauvaise gestion va toujours générer une faille au niveau de la sécurisation de l’entreprise.

D’ailleurs, les clefs égarées constituent un problème récurrent qui engendre des pertes de temps considérables. De plus, ce type de désagrément va engager des dépenses supplémentaires comme le remplacement des serrures, le coût de l’intervention en urgence d’un serrurier pour ouvrir la porte… Les clefs qui ne sont pas déposées en lieu sûr peuvent également faciliter les intrusions qui sont courantes en entreprise. C’est pourquoi l’armoire de gestion électronique des clefs est la solution idéale. Elle permet de remédier à toutes ses failles : sécurisation des clefs et historique de l’utilisation.