Archivage électronique : les dernières avancées en matière de sécurité

L’archivage électronique a le vent en poupe à l’heure où la transformation digitale est massivement adoptée par les entreprises. Il est vrai que cette solution permet une gestion simplifiée et centralisée des documents, mais elle se doit aussi de se conformer aux nouvelles exigences en matière de sécurisation. En effet, il est primordial d’archiver les documents afin d’éviter les problèmes liés à la perte et au vol des données qui peuvent entraîner bien des dégâts. La dématérialisation des informations financières, des contrats, des factures, etc. exige l’utilisation d’un répertoire sécurisé et bien organisé grâce à une solution d’archivage électronique de qualité. Comment fonctionne l’archivage électronique ? Quelles sont les exigences et recommandations en la matière ? Quelles solutions d’archivage pour l’entreprise d’aujourd’hui ?

Les recommandations réglementaires pour sécuriser l’archivage électronique

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) a émis des recommandations fortes relatives à l’archivage des informations détaillées des activités des différentes organisations (établissements publics, entreprises, associations…). Ces informations concernent notamment les informations et opérations liées aux clients, fournisseurs, salariés, adhérents et autres partenaires.

Les documents internes, les déclarations sociales et fiscales, les transactions bancaires, les contrats sont ainsi en première ligne. Certains documents pouvant renfermer des données à caractère personnel font l’objet d’une protection renforcée par la loi du 6 janvier 1976 et modifiée par la loi du 6 août 2004 relative aux fichiers, à l’informatique et aux libertés.

Ces documents doivent certes être archivés, mais ces informations doivent aussi être conservées pour une durée limitée, en fonction de leur nature. Et avant tout être protégées contre la destruction accidentelle ou illicite, l’altération, la perte fortuite, la diffusion ou l’accès non autorisé. Il est donc primordial que l’entreprise mette en œuvre des mesures tout à la fois organisationnelles et techniques. Pour offrir un niveau de sécurité approprié face à ces risques, proportionnels au traitement et à la nature des données à protéger, l’entreprise doit adopter une solution efficace pour l’archivage et assurer la sécurisation des données.

Sécurisation des archives électroniques : les solutions existantes

La sécurisation des documents numériques de l’entreprise passe par le choix d’une solution qui doit offrir toutes les garanties nécessaires.

Le Système d’Archivage Électronique, ou SAE, a pour vocation de gérer et de contrôler les documents numériques, en les indexant et en les stockant. À la différence d’un outil de gestion électronique de document, il doit aussi répondre à une logique de conservation et de conformité réglementaire. Il doit assurer et maintenir l’intégrité des documents électroniques afin qu’ils puissent servir de preuves en cas de besoin. On parle alors de maintien de la valeur probatoire du document.

En plus des fonctions classiques relatives à la gestion électronique des documents, la solution d’archivage doit aussi permettre l’accès à des fonctions complémentaires couvrant la sécurisation des archives pour répondre à tous les besoins.

L’automatisation de l’archivage

Les solutions proposées en matière d’archivage de documents permettent aujourd’hui de se mettre en conformité avec les normes en vigueur relatives à la sécurité informatique. Qu’il s’agisse des factures entrantes et sortantes, des journaux consignant toutes les transactions et des relevés de compte, des e-mails, etc. elles permettent d’archiver les documents automatiquement tout en respectant les durées légales de conservation.

Il est important de rappeler que les données référencées saisies, stockées et traitées par l’entreprise doivent pouvoir être transférées et supprimées en toute traçabilité. Les dispositions fondamentales du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) précisent d’ailleurs que les clients et les partenaires peuvent demander à ce que leurs données soient supprimées lorsqu’elles ne sont plus utiles à l’objectif qui justifiait leur collecte.

La non-conformité expose la structure à des sanctions financières, et même à la cessation de leur activité dans certains cas. Outre la conformité au RGPD, cette mesure permet aussi de rassurer les clients et les partenaires sur la sécurité des données traitées par l’entreprise.

Le chiffrement des données

Le chiffrement des données fait partie des solutions techniques assurant la confidentialité des données de la structure. Elle permet de rendre l’information inintelligible pour toute personne ou tout système qui ne justifie pas de la clé nécessaire pour enlever le chiffrement.

Si cette technique n’empêche pas les tiers d’accéder aux documents archivés, elle bloque efficacement l’exploitation des informations par des personnes non autorisées.

La gestion des autorisations d’accès

Le logiciel d’archivage permet aujourd’hui aux dirigeants de l’entreprise de contrôler entièrement les informations qui circulent sur ce programme.

Ils ont ainsi connaissance des documents stockés, des personnes qui disposent des autorisations d’accès. Ils peuvent par ailleurs gérer les droits d’accès en fonction des besoins de l’entreprise. Selon leur nature, les conditions d’accès à un document dépendront en effet de la fonction et de l’entité à laquelle appartient le collaborateur.

Une fonctionnalité d’accès externe peut même être prévue pour permettre à des personnes ou des groupes externes à l’entreprise de consulter ces documents lorsque cela s’avère nécessaire.

Le suivi d’accès aux documents

La sécurisation des archives de l’entreprise passe ainsi par un contrôle complet des modalités d’accès des documents par les personnes autorisées. En d’autres termes, non seulement les responsables savent de manière détaillée qui a accès aux documents, mais aussi quelle partie est concernée, à quel moment les documents ont été consultés, et de quelle manière.

Cette fonctionnalité est très utile en cas d’audit car elle garantit le suivi et l’identification des éventuels problèmes survenus lors du traitement des données. Elle est surtout nécessaire pour identifier facilement et rapidement l’auteur de l’erreur, et prévient ainsi les abus que peut entraîner l’octroi de certaines autorisations d’accès.

Ne pas confondre archivage, stockage et sauvegarde électronique !

Nombreuses sont les structures qui confondent archivage, stockage et sauvegarde électronique en raison des similarités qui subsistent entre ces 3 notions. En pratique, l’utilisation d’un système ou d’un logiciel d’archivage électronique doit être adossée à une solution de stockage et de sauvegarde électronique pour assurer sa pérennité.

Ainsi, le stockage garantit la disponibilité des documents à travers des supports d’information adaptés aux objectifs de l’archivage, tandis que la sauvegarde est un processus qui assure la récupération de l’information lorsqu’un problème survient au niveau du support de stockage primaire.

L’archivage quant à lui garantit la disponibilité, l’intégrité, la traçabilité et la confidentialité des documents archivés. Il faut donc être très vigilant et ne pas se contenter uniquement d’une solution de stockage ou de sauvegarde classique.